Faktura online: propojení dokladu s úhradou

Oddělte zakázku, doklad a transakci

Zakázka popisuje prodávanou službu, doklad zaznamenává údaje podle vašeho procesu a transakce představuje platební pokus nebo jeho výsledek. Každému prvku přidělte vlastní referenci a zachovejte jejich vztah. Samotná částka není jednoznačný identifikátor, protože stejnou službu může koupit více zákazníků. Firma například přijme zadání, vytvoří dokument a teprve potom odešle výzvu k platbě. Podpora musí umět najít všechny související položky z kterékoliv z nich. Tím se vyhne dohledávání jen podle jména, data nebo podobné částky v dlouhém seznamu.

Platební odkaz pro zákazníky

Udržujte přehled o verzích a opravách

Šablona má usnadnit čtení reference, příjemce, popisu, částky a měny i dalších údajů potřebných pro váš konkrétní případ. Tento výčet není kompletní daňový návod. Stanovte postup opravy už odeslaného dokumentu a uchovejte informaci, kterou verzi zákazník obdržel. Tiché nahrazení PDF může způsobit, že podpora porovnává starou platební žádost s novým dokladem. Pracovník připravující úhradu musí znát schválenou částku a její podklad. Historie změn také pomůže rozlišit komunikační nedorozumění od skutečné odchylky v evidované pohledávce.

Integrace a API

Vytvořte platební odkaz ze schválených dat

Pokud do dokumentu nebo doprovodné zprávy přidáváte odkaz, vytvořte jej z údajů ověřených vlastním systémem. Ruční přepis částky mezi několika aplikacemi vyžaduje kontrolu. Odkaz OrsunPay má určenou částku a měnu a vede do hostovaného platebního procesu. Před odesláním jej spojte se správnou zakázkou a dokladem. Jestliže se výzva mění, rozhodněte o starém odkazu. Jeho deaktivace nemaže již vzniklou transakci ani sama neopraví historii dokumentů. Není také totéž jako vrácení částky, kterou zákazník už zaplatil.

Hostovaná platební stránka

Zaznamenejte úhradu podle ověřeného výsledku

Otevření zprávy, stažení souboru nebo návštěva odkazu nejsou důkazem úhrady. Platební stav musí vycházet z ověřené serverové informace a určených oznámení. Dokumentace Stripe a Mollie tuto hranici vysvětlují při popisu integrace. Uložte referenci transakce, která aktualizaci odůvodňuje. Opakované oznámení nesmí uzavřít dva doklady ani dvakrát zahájit službu. Pokud výsledek čeká na potvrzení, zobrazte čekání. Chybějící okamžitá informace není automaticky neúspěch ani úspěch. Systém má umět pozdější výsledek doplnit, i když se klient do prohlížeče nevrátí.

Vytvořte postup pro neshody

Zákazník může uvést jinou referenci, použít jiný kanál nebo nejprve požádat o opravu. Veďte tyto případy s důvodem, odpovědnou osobou a dalším krokem. Nevynucujte shodu jen podle stejné částky. Uchovejte původní data a zdůvodnění ručního přiřazení. Malý, přehledný seznam výjimek bývá užitečnější než souhrn, který nerozhodnuté případy schová. Opakované důvody mohou ukázat, že je třeba upravit text odesílaných zpráv nebo způsob předávání referencí. Každá oprava má zůstat dohledatelná i pro člověka, který původní komunikaci nevedl.

Vyberte nástroje podle skutečných úkolů

Generátor PDF, fakturační aplikace a platební integrace nejsou stejný produkt. Úplné prostředí billing OrsunPay je plánované a zatím není dostupné. Tento text neoznamuje bezplatný generátor ani daňovou certifikaci. OrsunPay propojuje vlastní účty PSP a poplatky za software fakturuje odděleně od jejich vypořádání. Dokumentový nástroj vybírejte podle potvrzených funkcí a určete, jak předává reference do procesu úhrady. Jasné rozdělení zachová odpovědnost za doklad, platební výsledek i následné kroky firmy, místo aby se všechny otázky řešily jediným polem zaplaceno.

• Uchovávejte zvlášť reference zakázky, dokladu a transakce.
• Před odesláním porovnejte částku a měnu.
• Veďte historii oprav dokumentu.
• Přiřaďte nejasné úhrady konkrétní osobě.
• Nezaměňujte vytvoření PDF za ověřenou daňovou správnost.

Zdroje

• Dokumentace Stripe k webhookům
• Dokumentace Mollie k platbám