Hacer facturas: conectar cada documento con su cobro

Distingue los documentos de las transacciones

El pedido describe lo vendido, el documento refleja la operación según tu proceso y la transacción muestra un intento o un resultado de pago. Mantén referencias propias para cada elemento y guarda su relación. Un mismo importe puede aparecer en varios pedidos, por lo que no basta para identificarlos. Por ejemplo, una consultoría puede aceptar un encargo, emitir su documento y solicitar después el pago. El equipo debe poder recorrer estas relaciones en ambos sentidos para responder a una duda sin buscar únicamente el nombre del cliente.

Enlaces de pago para tus clientes

Gestiona versiones y correcciones

El modelo debe facilitar la lectura de referencias, destinatario, concepto, importe y moneda, además de los campos que resulten exigibles en tu situación. Esta enumeración no sustituye una revisión normativa. Define cómo corriges un documento ya enviado y conserva la trazabilidad de la versión recibida por el cliente. Cambiar un PDF sin dejar constancia puede provocar que soporte compare una solicitud con un documento distinto. La persona que prepara el cobro necesita saber qué importe está aprobado y qué documento lo respalda.

Integración y API

Añade un enlace coherente con la solicitud

Si utilizas un enlace, créalo a partir de los datos validados por tu sistema. Evita copiar manualmente el importe en varias aplicaciones sin una comprobación. OrsunPay permite enlaces con importe y moneda definidos que llevan al checkout alojado. Antes del envío, relaciona el enlace con el pedido y el documento correspondientes. Si la solicitud cambia, decide qué ocurre con el enlace anterior. Desactivarlo no elimina una transacción ya realizada ni modifica por sí solo el historial de documentos que utiliza la empresa.

Página de pago alojada

Registra una confirmación de pago verificable

Abrir el correo, descargar el PDF o visitar el enlace no equivale a pagar. El estado de cobro debe proceder de un resultado verificado del servidor y de las notificaciones previstas. Stripe y Mollie describen esta separación en sus guías. Guarda la referencia de la transacción que justifica la actualización. Una notificación repetida no debe cerrar dos documentos ni enviar dos veces un producto. Si el resultado tarda, el sistema puede mostrar que está pendiente sin convertir esa incertidumbre en una confirmación o un rechazo inventados.

Reserva una revisión para las diferencias

Un cliente puede mencionar otra referencia, pagar por un canal diferente o solicitar una corrección antes de abonar. Prepara una lista de casos con motivo y responsable. No fuerces una coincidencia únicamente porque dos importes sean iguales. Conserva los datos originales y registra la decisión de la persona que resuelve el caso. Una pequeña revisión explícita es más útil que un cuadro de mando que oculta todos los pendientes bajo un total. También facilita detectar problemas repetidos en la forma de enviar solicitudes.

Elige una herramienta documental por su alcance

Un editor de PDF, un programa de facturación y una integración de pagos resuelven problemas diferentes. El módulo completo de billing de OrsunPay está previsto y no está disponible hoy; aquí no se anuncia un servicio gratuito de facturas ni una certificación fiscal. OrsunPay conecta cuentas PSP propias y cobra sus tarifas de software por separado de las liquidaciones del proveedor. Selecciona el sistema documental por sus funciones confirmadas y define cómo entrega referencias al proceso de cobro, manteniendo claras las responsabilidades de cada herramienta.

• Guardar referencias separadas de pedido, documento y transacción.
• Comprobar importe y moneda antes de enviar el enlace.
• Mantener un historial de las correcciones.
• Asignar responsable a los pagos sin correspondencia clara.
• No confundir un PDF generado con cumplimiento fiscal verificado.

Fuentes

• Documentación de Stripe sobre webhooks
• Documentación de Mollie sobre pagos