Faktura online: jak połączyć dokument z płatnością

Rozróżnij zamówienie, dokument i próbę płatności

Zamówienie opisuje sprzedawaną usługę, dokument utrwala dane operacji, a transakcja przedstawia próbę lub wynik płatności. Nadaj tym elementom osobne identyfikatory i zachowaj ich relację. Sama kwota nie rozpoznaje dokumentu, ponieważ wiele zamówień może mieć tę samą wartość. Na przykład firma przyjmuje zlecenie, przygotowuje dokument, a dopiero potem wysyła prośbę o zapłatę. Obsługa powinna umieć przejść od każdego z tych elementów do pozostałych. Dzięki temu pytanie klienta nie wymaga przeszukiwania wiadomości wyłącznie według nazwiska lub daty.

Linki do płatności dla Twoich klientów

Zachowaj czytelność wersji i korekt

Szablon powinien ułatwiać odczytanie referencji, odbiorcy, przedmiotu, kwoty i waluty, a także danych wymaganych w Twoim przypadku. Ta lista nie jest poradą podatkową ani kompletnym wykazem obowiązków. Ustal sposób poprawienia już wysłanego dokumentu i zachowania informacji, którą wersję otrzymał klient. Ciche zastąpienie PDF utrudnia porównanie z istniejącą prośbą o płatność. Osoba przygotowująca żądanie musi wiedzieć, jaka kwota została zaakceptowana i który dokument ją uzasadnia. Historia zmian pomaga też odróżnić problem komunikacyjny od rzeczywistej różnicy w należności.

Integracja i API

Dodaj link zgodny z zatwierdzonymi danymi

Jeśli używasz linku do płatności, utwórz go na podstawie danych zweryfikowanych przez własny system. Unikaj ręcznego przepisywania kwoty między narzędziami bez porównania. OrsunPay umożliwia link z określoną kwotą i walutą prowadzący do hostowanego checkout. Połącz go z właściwym dokumentem i zamówieniem przed wysłaniem. Gdy prośba o płatność się zmienia, zdecyduj o losie starego linku. Jego dezaktywacja nie usuwa wykonanej transakcji i nie zmienia automatycznie historii dokumentów. Nie jest też równoznaczna ze zwrotem wcześniej zapłaconych środków.

Hostowana strona płatności

Rejestruj wyłącznie potwierdzone wyniki

Otwarcie wiadomości, pobranie pliku lub kliknięcie linku nie oznacza zapłaty. Stan rozliczenia powinien wynikać ze zweryfikowanej informacji serwera i przewidzianych powiadomień. Stripe oraz Mollie wyjaśniają to rozdzielenie w dokumentacji integracji. Zachowaj referencję transakcji stanowiącą podstawę aktualizacji. Powtórzony komunikat nie może zamknąć dwóch dokumentów ani dwukrotnie uruchomić świadczenia. Jeśli wynik jest w toku, pokaż oczekiwanie. Brak natychmiastowej informacji nie uprawnia do ogłoszenia sukcesu ani porażki. Własny system powinien umieć później uzupełnić wynik bez udziału przeglądarki klienta.

Przygotuj listę różnic do wyjaśnienia

Klient może wskazać inną referencję, użyć innego kanału lub poprosić o zmianę przed zapłatą. Zapisuj takie przypadki wraz z przyczyną, odpowiedzialną osobą i kolejną czynnością. Nie wymuszaj dopasowania tylko dlatego, że kwoty są identyczne. Przechowuj oryginalne dane oraz uzasadnienie ręcznej decyzji. Mała, jawna lista wyjątków jest bardziej użyteczna niż zbiorczy wskaźnik ukrywający wszystkie nierozstrzygnięte sprawy. Powtarzające się przyczyny mogą wskazać, że trzeba poprawić treść wysyłanych wiadomości lub sposób przekazywania referencji między narzędziami.

Dobierz narzędzia do odrębnych zadań

Generator PDF, system fakturowania i integracja płatnicza nie są tym samym produktem. Pełny billing OrsunPay jest planowany i niedostępny obecnie. Ten materiał nie ogłasza bezpłatnego generatora ani obsługi konkretnego obowiązkowego systemu podatkowego. OrsunPay łączy własne konta PSP i fakturuje opłaty za oprogramowanie oddzielnie od rozliczeń dostawcy. Wybierz narzędzie dokumentowe według potwierdzonych funkcji, a następnie opisz, jak przekazuje referencje do procesu płatności. Takie rozdzielenie pozwala zachować odpowiedzialność za dokument, wynik transakcji i dalsze działania firmy.

• Zachowuj osobne referencje zamówienia, dokumentu i transakcji.
• Porównuj kwotę i walutę przed wysłaniem linku.
• Prowadź historię poprawek dokumentu.
• Przypisuj niejednoznaczne wpłaty do odpowiedzialnej osoby.
• Nie utożsamiaj wygenerowanego PDF z potwierdzoną zgodnością.

Źródła

• Dokumentacja Stripe dotycząca webhooków
• Dokumentacja Mollie dotycząca płatności