Makselink arvel: tasumise ja arvestuse ühendamine

Loo arve enda süsteemis

Alusta ettevõtte tavapärasest arvete koostamise protsessist. Arve andmed, numeratsioon ja sisu kuuluvad selleks valitud süsteemi. Makselingi ülesanne on pakkuda konkreetse kokkulepitud summa tasumise teed, mitte otsustada, millised dokumendi nõuded teie ettevõttele kehtivad.

Näiteks konsultatsiooniettevõte võib väljastada arve oma arvetarkvaras ja lisada tasumiseks eraldi lingi. Sel juhul peab olema selge, kas link katab kogu arve või ainult kokkulepitud ettemaksu. Kui kasutad mitut tasumise võimalust, kirjelda kliendile, et sama nõuet ei ole vaja tasuda igas kanalis eraldi.

Makselingid

Seo link stabiilse viitega

Makselingi ja arve vahel peab olema püsiv seos. Sisemine viide aitab leida makse ka siis, kui klient muudab e-kirja teemat või tasub teise kontaktisiku kaudu. Ärge toetuge ainult vabatekstilisele selgitusele, mille kasutaja võib ümber kirjutada.

Salvesta arve identifikaator ning loodud makse või lingi viide ettevõtte kontrollitavas andmehoidlas. Viide ei pea sisaldama kliendi nime, e-posti ega arve kogu sisu. Vajalikud andmed saab avada õigustega süsteemis. Selline eristus lihtsustab otsimist ja vähendab liigsete isikuandmete sattumist analüütikasse või tehnilistesse logidesse.

Maksete aruandlus

Kontrolli summa muutumist

Arve summa võib muutuda enne tasumist, näiteks kui tellimuse ulatus täpsustatakse. Olemasolev makselink ei pruugi sellest automaatselt teada saada. Määra protsess, millega vana link kontrollitakse ja vajaduse korral deaktiveeritakse ning uus tasumise teekond kliendile selgelt edastatakse.

OrsunPay lingihalduses saab määrata summa ja valuuta ning linke deaktiveerida. See ei tähenda automaatset arve ümberarvutamist ega varem tehtud makse tagasipööramist. Osaliste maksete, ettemaksude ja jääksummade tugi tuleb eraldi kavandada. Kui töövoog neid ei toeta, ära loo muljet, et klient võib suvalise summa tasudes arve automaatselt lõpetada.

Kinnita laekumine kontrollitud sündmusest

Kliendi ekraanipilt või tänulehe avamine ei ole piisav automaatse arvestuskande alus. Makse tulemus tuleb siduda serveri kontrollitud olekuga. Webhook aitab teavitada ettevõtte süsteemi ka siis, kui klient pärast tasumist brauseri sulgeb.

Kui sama teavitus saabub mitu korda, peab arve tasumise märge jääma ühekordseks. Näiteks ei tohi korduv sündmus vähendada jääksummat teist korda. Hoia makse ja arve seos kontrollitavana ning jäta alles töötlemise tulemus. Ka käsitsi paranduse juures peab olema arusaadav, mis allikas otsust toetas ja kes muudatuse tegi.

Võrdle pakkuja aruannet

Kinnitatud kliendimakse ei pruugi jõuda pangakontole samal päeval või sama üksikreana. Pakkuja võib koondada väljamakseid ning näidata teenustasusid eraldi. Raamatupidamise töökorraldus peab kasutama sobivaid pakkuja dokumente ja pangainfot, mitte üksnes lingi makseolekut.

OrsunPay maksete ülevaade ja eksport aitavad tehinguid leida, kuid ei asenda arveldusraamatut. Samuti on OrsunPay tarkvarakasutuse arveldamise plaan eraldi teema kaupmehe klientidele arvete väljastamisest. Ärge tõlgendage seda valmis kliendiarvete või tellimuspõhise arvelduse tootena. Olemasolev arvetarkvara võib jääda töövoo keskseks allikaks.

Anna kliendile selge järgmine samm

Saadetud sõnumis peab olema arusaadav arve seos, summa ja müüja nimi. Väldi olukorda, kus klient saab mitu erinevat linki ilma selgituseta, milline neist on kehtiv. Kui makse on juba kinnitatud, kontrolli automaatsete meeldetuletuste peatamist oma arvesüsteemis.

Piloodis testi ühe arve tasumist, korduvat teavitust, vana lingi avamist ja muud maksekanalit kasutavat klienti. Lepi kokku, kes lahendab topelttasumise kahtluse ning kuidas arve ja makse andmed üle antakse. Eesmärk on vähendada käsitsi otsimist, säilitades samal ajal selge piiri arve, kliendimakse ja tegeliku pangalaekumise vahel.

Proovi läbi kaks tasumise kanalit

Võtke üks näidisarve, mille eest klient võiks tasuda nii pangaülekande kui ka lingi kaudu. Määrake, kust töötaja näeb, et nõue on juba täidetud, ning kuidas peatatakse teine meeldetuletus. Kui kahe süsteemi vahel puudub automaatne ühendus, tuleb käsitsi kontrolli sagedus ja vastutaja kirja panna. Ärge lubage kliendile kohest automaatset arvestust juhul, kui tegelik töö toimub järgmisel tööpäeval. Sama harjutus aitab hinnata, kas linki tuleb pärast muud kanalit kasutavat makset deaktiveerida. Kontrollige ka olukorda, kus kaks inimest tasuvad sama arve eri kanalites. Selle lahendamiseks on vaja usaldusväärseid viiteid ja ettevõtte kinnitatud töökorraldust. Makselingi lisamine on kasulik siis, kui see lihtsustab tasumist, kuid ei peida arve jäägi ja laekumise kontrolli.

Allikad

• Stripe Payment Links
• Stripe reports