Laskutusjärjestelmä ja maksulinkki: selkeä työnjako

Määritä laskun alkuperäinen lähde

Valitse ensin järjestelmä, jossa lasku muodostetaan ja sen sisältöä hallitaan. Siellä säilyvät laskun numero, asiakas, eräpäivä ja yrityksen vahvistamat tiedot. Maksamisen työkalu ei automaattisesti vastaa näiden tietojen oikeellisuudesta eikä korvaa yrityksen omaa laskutusprosessia. Tarvittavat asiakirjat ja toimintatavat on selvitettävä oman tilanteen mukaan.

Esimerkiksi koulutusyritys voi laatia laskun nykyisessä ohjelmassaan ja lisätä viestiin maksulinkin. Silloin linkki on yksi maksamisen kanava. Sen avaaminen ei luo uutta myyntiä eikä muuta laskun sisältöä. Tämä ero kannattaa tehdä näkyväksi myös työntekijän ohjeessa, jotta samaa ostoa ei kirjata kahteen järjestelmään kahtena erillisenä myyntinä.

Maksulinkit

Yhdistä kohteet pysyvällä viitteellä

Laskun ja maksun välille tarvitaan viite, jonka avulla tapahtuma löytyy myöhemmin. Asiakkaan sähköpostin otsikko tai vapaasti kirjoitettu viesti ei yksin ole luotettava yhdistämistapa. Tallenna laskun sisäinen tunniste sekä luodun linkin ja maksun tunnisteet hallittuun paikkaan.

Viitteen ei tarvitse sisältää asiakkaan nimeä tai koko laskun sisältöä. Työntekijä voi avata tarvittavat tiedot järjestelmästä oikeuksiensa mukaan. Näin teknisiin lokeihin ei päädy tarpeettomasti henkilötietoja. Jos yhden laskun maksamiseen sallitaan useita osasuorituksia, niiden käsittely on suunniteltava erikseen; yhden maksulinkin olemassaolo ei vielä tarkoita, että avoin saldo päivittyy automaattisesti oikein.

Maksuraportointi

Vahvista summa ennen linkin lähettämistä

Tarkista, vastaavatko linkin summa ja valuutta asiakkaan kanssa sovittua laskua. Jos laskua muutetaan, vanha linkki voi edelleen osoittaa aiempaan summaan. Määritä siksi, kuka tarkistaa linkin ja milloin se poistetaan käytöstä. Pelkkä uuden viestin lähettäminen ei välttämättä estä vanhan linkin käyttämistä.

OrsunPayn maksulinkeille voidaan määrittää summa ja valuutta, ja linkkejä voidaan hallita sekä poistaa käytöstä. Tämä ei itsessään muokkaa laskua tai peruuta aikaisempaa maksua. Linkkien hallinta kabinetissa toimii tällä hetkellä tuotantotilassa. Esikatselun avaaminen ei ole testimaksu, eikä sen perusteella pidä päätellä, että koko laskutusketju on tarkistettu.

Käytä vahvistettua maksutietoa

Asiakkaan paluu kiitossivulle ei ole riittävä peruste laskun merkitsemiseen maksetuksi. Selain voi sulkeutua onnistuneen maksun jälkeen, tai paluusivu voidaan avata ilman lopullista vahvistusta. Maksun tila on tarkistettava palvelimelta, ja tapahtumailmoitusten alkuperä on varmistettava.

Webhook voi välittää vahvistuksen laskutuksen taustajärjestelmälle. Sama ilmoitus saattaa kuitenkin tulla useammin kuin kerran. Käsittelyn on oltava sellainen, ettei laskun saldo pienene kahdesti saman maksun vuoksi. Säilytä myös tieto käsittelyn tuloksesta. Jos työntekijä korjaa merkinnän käsin, hänen pitää pystyä nimeämään päätöstä tukeva maksutapahtuma eikä vain asiakkaan lähettämä kuvakaappaus.

Erota maksu ja tilitys

Asiakkaalta vahvistettu maksu ei aina näy pankissa samana päivänä tai yhtenä vastaavana rivinä. Maksupalveluntarjoaja voi yhdistää tapahtumia tilitykseen ja eritellä omat kulunsa. Täsmäytyksessä tarvitaan siksi palveluntarjoajan raportteja ja yrityksen pankkitietoja oikeassa roolissa.

OrsunPayn raportointi auttaa löytämään maksuja ja viemään tietoja, mutta se ei ole palveluntarjoajan tilityskirjanpito. Myös OrsunPayn suunniteltu ohjelmistokäytön laskutus on eri asia kuin kauppiaan asiakkaille tarjottava laskutusjärjestelmä. Sitä ei pidä tulkita valmiiksi asiakaslaskujen tai jatkuvien tilausten tuotteeksi. Nykyinen laskutusohjelma voi säilyä kokonaisuuden ensisijaisena lähteenä.

Sovi muistutusten ja poikkeusten käsittely

Jos laskutusjärjestelmä lähettää muistutuksia, varmista, mistä se saa tiedon maksamisesta. Muuten asiakas voi saada uuden maksuvaatimuksen jo maksetusta laskusta. Kun tieto siirtyy käsin, tarkistuksen rytmi ja vastuuhenkilö on kerrottava sisäisessä ohjeessa eikä oletettava automaatiota.

Harjoittele myös tapaus, jossa asiakas maksaa tilisiirrolla linkin sijaan. Linkki ja lasku eivät välttämättä tiedä toisistaan ilman erillistä yhteyttä. Ennen uuden maksun pyytämistä työntekijän pitää tarkistaa molemmat kanavat. Selkeä poikkeusjono vähentää päällekkäisiä yhteydenottoja ja auttaa ratkaisemaan tapaukset, joissa samaan laskuun liittyy useampi mahdollinen suoritus.

Aloita pienellä hallitulla kokeilulla

Valitse yksi palvelu ja muutama kontrolloitu lasku koko työnkulun läpikäyntiin. Tarkista viite, summa, asiakkaan näkymä, maksun vahvistus sekä laskun tilan päivitys. Toista vahvistusilmoitus ja varmista, ettei se aiheuta uutta kirjausta tai ylimääräistä viestiä. Kokeile myös vanhaa linkkiä laskun muuttamisen jälkeen.

Kirjaa, mikä vaihe on automaattinen ja mikä vaatii ihmistä. Tämän perusteella voi arvioida, vähentääkö ratkaisu todellista käsityötä. Pelkkä linkin lisääminen sähköpostiin ei vielä osoita hyötyä, jos työntekijä joutuu etsimään jokaisen maksun erikseen. Hyvä kokonaisuus helpottaa asiakkaan maksamista ja säilyttää yritykselle tarkistettavan yhteyden laskusta maksuun ja edelleen tilityksen selvittämiseen.

Lähteet

• Stripe Payment Links
• Stripe reports