Maksuraportti: yhdistä tilaus, maksu ja tilityksen selvitys

Määritä raportin käyttötarkoitus

Asiakaspalvelu etsii tietyn asiakkaan maksua. Myynti haluaa tietää, mitkä tilaukset ovat valmiita toimitettaviksi. Taloushallinto tarvitsee aineiston, jonka voi yhdistää palveluntarjoajan raportteihin ja pankkitietoihin. Yksi taulukko voi palvella useaa tarvetta vain, jos sen sisältö ja rajoitukset ymmärretään.

Kirjoita raportin yhteyteen kysymys, johon sen on tarkoitus vastata. Päivittäinen keskeneräisten maksujen työjono on erilainen kuin kuukausittainen täsmäytysaineisto. Jos samaa näkymää käytetään molempiin, varmista, että suodattimet ja kentät sopivat tehtävään. Epäselvä otsikko voi johtaa väärään johtopäätökseen, vaikka taulukon jokainen arvo olisi teknisesti oikein ja lähdejärjestelmä toimisi moitteettomasti.

Maksuraportointi

Säilytä tilausten ja maksujen yhteys

Raportissa tarvitaan yrityksen oma tilausviite sekä maksujärjestelmän tunniste. Niiden avulla voidaan selvittää, liittyvätkö saman suuruiset rivit eri ostoksiin vai saman tilauksen useisiin yrityksiin. Pelkkä summa ja päivämäärä eivät välttämättä yksilöi tapahtumaa riittävästi.

Määritä, mitä tiloja mukaan otetaan. Kaikkien luotujen maksuyritysten yhteenlaskettu summa ei ole sama kuin vahvistettujen maksujen arvo. Jos asiakas kokeili maksamista kahdesti ja onnistui jälkimmäisellä kerralla, raportin pitää auttaa ymmärtämään tämä ketju. Kirjaa laskentaperuste, jotta toinen työntekijä voi toistaa saman haun eikä joudu arvaamaan, mitä alkuperäinen raportin laatija tarkoitti.

Kauppiaan hallintanäkymä

Tarkista aikarajat ja valuutat

Raportointijakso voi perustua maksun luomiseen, vahvistamiseen tai tilitykseen. Nämä tapahtuvat mahdollisesti eri aikoina. Myös aikavyöhyke vaikuttaa siihen, mihin päivään tapahtuma kuuluu. Kahden järjestelmän päiväsumma voi siis erota ilman, että yksikään maksu puuttuu.

Näytä käytetty aikakenttä ja aikavyöhyke raportin ohjeessa. Pidä eri valuutat erillään, ellei käytössä ole dokumentoitua muuntamistapaa. Operatiivisen raportin ei pidä keksiä valuuttakurssia, jota taloushallinto ei käytä. Kun löydät eron, tarkista ensin nämä rajaukset sekä testitilan ja tuotantotilan erottelu. Vasta sen jälkeen kannattaa aloittaa yksittäisen puuttuvan tapahtuman etsiminen.

Vertaa maksua oikeaan tilitysaineistoon

Palveluntarjoaja voi yhdistää useita maksuja samaan tilitykseen ja eritellä omat kulunsa. Siksi pankin yksi rivi ei välttämättä vastaa yhtä kaupan maksua. Tarvittava yhteys löytyy palveluntarjoajan aineistosta, jonka merkitys on eri kuin tilausjärjestelmän maksutila.

OrsunPayn raportointi tukee maksujen hakua, näkymiä ja CSV-vientiä. Se ei korvaa palveluntarjoajan tilityskirjanpitoa tai pankin aineistoa. Laajemmat automaattiset analyysit ja ajastetut raportit pitää erottaa nykyisistä mahdollisuuksista. Vahvista oman ympäristön kentät ja suodattimet ennen kuin rakennat niiden varaan säännöllisen luovutuksen toiselle tiimille. Näin raportin käyttäjä tietää, mistä lopullinen vertailutieto saadaan.

Anna poikkeukselle vastuuhenkilö

Erojen lista tarvitsee omistajan ja seuraavan toimenpiteen. Tilaus voi näyttää avoimelta, vaikka maksu on vahvistettu, jos sisäinen ilmoituksen käsittely epäonnistui. Toisessa tapauksessa haku on tehty väärältä tililtä tai väärältä ajanjaksolta. Yhteinen merkintä puuttuvasta maksusta ei kuvaa näitä tilanteita riittävän tarkasti.

Kirjaa poikkeuksen viite, tarkistetut lähteet ja päätetty jatkotoimi. Säilytä vain selvittämisen kannalta tarpeelliset tiedot. Kun tapaus suljetaan, lisää lyhyt syy, jotta sama kysymys ei palaa seuraavassa kuussa. Toistuva ero on merkki siitä, että prosessi tai integraatio tarvitsee korjauksen. Pelkkä taulukon käsin muuttaminen ei poista ongelman alkuperää.

Tee viennistä toistettava työvaihe

Määritä, kuka vie tiedot, millä suodattimilla ja mihin hyväksytty tiedosto tallennetaan. Nimeä aineisto ajanjakson ja ympäristön mukaan. Asiakkaan arkaluonteiset tiedot eivät kuulu tiedostonimeen. Rajaa myös käyttöoikeudet niin, että raportti on niiden saatavilla, jotka tarvitsevat sitä tehtävässään.

Tarkista pieni otos tilauksesta maksuun ja edelleen tilitysaineistoon. Tämä käytännön jäljitys osoittaa, riittävätkö tunnisteet. Jos yhteys löytyy vain yhden työntekijän muistista, paranna rakennetta ennen automatisointia. Säännöllinen vienti on hyödyllinen vasta, kun sen sisältö on ymmärrettävä ja poikkeusten käsittely sovittu. Muuten automaatio vain tuottaa epäselvää tietoa aikaisempaa nopeammin.

Varmista yhteinen tulkinta

Pyydä myynnin ja taloushallinnon edustajaa selittämään saman raportin kokonaissumma omin sanoin. Jos toinen tulkitsee sen maksuyrityksiksi ja toinen pankkiin saapuneeksi rahaksi, näkymä tarvitsee tarkennusta. Lisää tarvittaessa erillinen otsikko, rajaus tai näkymä sen sijaan, että luottaisit suulliseen muistutukseen.

Toista tulkintaharjoitus aina, kun uusia kenttiä tai laskentasääntöjä lisätään. Hyvä raportti ei ainoastaan sisällä oikeaa tietoa, vaan auttaa käyttämään sitä oikeaan päätökseen. Yrityksen tavoitteena ei ole kasvattaa tiedostojen määrää, vaan lyhentää selvittämistä ja säilyttää jäljitettävä yhteys tilauksen, maksun sekä varsinaisen rahaliikenteen välillä myös kiireisen työpäivän aikana.

Lähteet

• Stripe reports
• Stripe Webhooks