Mokėjimų apskaita: kasdienė ataskaita, kuri padeda rasti skirtumus

Susitarkite dėl kiekvieno skaičiaus reikšmės

Užsakymų vertė, patvirtinti klientų mokėjimai ir neto banko įplaukos nėra tas pats rodiklis. Ataskaitos antraštės turi aiškiai pasakyti, kas skaičiuojama. Jei vienoje lentelėje maišomi šie dydžiai, net teisingi skaičiai gali sudaryti klaidingą įspūdį apie trūkstamus pinigus.

Pavyzdžiui, dalis šiandienos mokėjimų į banką bus pervesta kitu laiku, o dalis ankstesnių operacijų bus grąžinta šiandien. Dienos ataskaitoje reikia skirtingų datų ir paskirčių, ne vien bendro filtro pagal įrašo sukūrimą. Pasirinkite aiškią laiko juostą ir ją nurodykite.

Mokėjimų ataskaitos

Išsaugokite stabilius identifikatorius

Kiekviena ataskaitos eilutė turėtų leisti rasti vidinį užsakymą ir konkrečią teikėjo operaciją. Kliento vardas ar vienodas aprašymas nėra patikimas sulyginimo raktas. Eksporte turi išlikti saugios nuorodos, kurios nesikeičia pakeitus kliento kontaktą ar produkto pavadinimą.

Jei vienas užsakymas turi kelis bandymus, rodykite jų skirtumą. Priešingu atveju atmestas bandymas gali būti supainiotas su sėkmingu to paties užsakymo mokėjimu. Finansų komanda turi matyti, kuris įrašas pakeitė faktinį apmokėjimą, o kuris buvo tik bandymas.

Prekybininko darbo erdvė

Atskirai rodykite valiutas ir mokesčius

Skirtingų valiutų sumos neturi būti tiesiog sudedamos. Jei reikalinga ataskaita bazine valiuta, užrašykite naudojamą kursą, jo laiką ir skaičiavimo paskirtį. Ataskaitinis perskaičiavimas nebūtinai sutampa su tikra banko ar paslaugų teikėjo valiutos keitimo operacija.

Teikėjo mokesčius, platformos programinės įrangos mokestį ir grąžinimus laikykite atskiromis reikšmėmis. Taip galima paaiškinti skirtumą tarp kliento sumokėtos ir gautos neto sumos. Vien bendras procentas dažnai neaprašo visų sutarties ar konkrečios operacijos komponentų.

Sukurkite išimčių peržiūros eilę

Kasdien raskite operacijas, kurios vienoje sistemoje sėkmingos, o kitoje dar laukia patvirtinimo. Pridėkite trūkstamas nuorodas, nesutampančias sumas ir nebaigtus grąžinimus. Kiekviena išimtis turi turėti atsakingą darbuotoją ir aiškų kitą veiksmą, o ne vien raudoną ženklelį.

Nežinomos būsenos negalima išspręsti automatiškai pakartojant mokėjimą. Pirmiausia patikrinkite esamą bandymą pas teikėją. Jei reikia rankinio pataisymo, išsaugokite priežastį ir ankstesnę būseną, kad vėliau būtų galima suprasti, kodėl ataskaita pasikeitė.

Eksportą padarykite pakartojamą

Ataskaitoje užfiksuokite laikotarpį, filtrus, laiko juostą ir naudojamų būsenų apibrėžimą. Tas pats eksportas kitą dieną gali papildyti pavėluotą informaciją, todėl naudinga žinoti, kada duomenys buvo paimti. Neištrinkite korekcijų istorijos vien tam, kad senas failas atrodytų tvarkingas.

Prieigą prie ataskaitų ribokite pagal pareigas. Ne kiekvienam darbuotojui reikia visų klientų duomenų. Dalydamiesi pavyzdžiais naudokite nuasmenintas eilutes ir saugius numerius. Finansinė analizė neturi tapti slaptų raktų ar perteklinių asmens duomenų platinimo kanalu.

Patvirtinkite darbo tvarką su komanda

Pradėkite nuo vienos dienos ir vieno teikėjo. Sulyginkite užsakymus, patvirtintus mokėjimus, grąžinimus ir prieinamą teikėjo ataskaitą. Paaiškinkite kiekvieną skirtumą. Tik tada pridėkite daugiau valiutų, jungčių ir automatinių taisyklių, kad nepadidintumėte neaiškios apskaitos masto.

OrsunPay ataskaitų bei prekybininko darbo erdvės galimybes vertinkite pagal dabartinę apimtį. Operacinė mokėjimų ataskaita savaime nepakeičia visos teisinės apskaitos sistemos. Aiškus eksportas, patikimos nuorodos ir atsakinga išimčių peržiūra sudaro pagrindą, kurį finansų komanda gali realiai naudoti.

Priėmimo pavyzdyje pasirinkite vieną sėkmingą mokėjimą, vieną dalinį grąžinimą ir vieną dar laukiantį bandymą. Paprašykite kito darbuotojo paaiškinti kiekvieną eilutę vien iš eksporto. Jei jam reikia spėlioti pagal kliento vardą ar ieškoti neaprašytų filtrų, ataskaitą dar reikia patikslinti. Aiški dokumentuota reikšmė svarbesnė už dekoratyvų bendrą skaičių ekrano viršuje.

Šaltiniai

• Stripe: webhook dokumentacija
• OrsunPay produktų apimtis