SEPA-Lastschrift einziehen: das Lastschriftverfahren Schritt für Schritt

Was brauchen Sie, bevor Sie SEPA-Lastschriften einziehen?

Vor dem ersten Einzug brauchen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer, eine Bank oder einen Zahlungsdienstleister, der die SEPA-Lastschrift anbietet, und eine Entscheidung für ein Verfahren.

Begriffe, Basis- vs. Firmenlastschrift und die vollständige Tabelle der Rückgabecodes finden Sie unter SEPA-Lastschrift erklärt. Diese Seite behandelt den laufenden Prozess: Das deutsche Lastschriftverfahren, die niederländische automatische incasso und das italienische addebito diretto folgen denselben Regelwerken des European Payments Council (EPC).

• Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID). Ein eindeutiger Code, der Sie bei jeder Lastschrift als Einziehenden ausweist. In Deutschland wird sie von der Deutschen Bundesbank vergeben (Quelle: bundesbank.de). In anderen Ländern vergibt sie eine nationale Stelle oder Ihre Bank.
• Bank oder Zahlungsdienstleister. Reicht Ihre Einzüge im SEPA-System ein. Manche Dienstleister lassen Sie unter ihrer eigenen Gläubiger-ID einziehen; das geht schneller, bindet Ihre Mandate aber an diesen Dienstleister.
• Verfahren. Die Basislastschrift (SDD Core) funktioniert für Verbraucher und Unternehmen. Die Firmenlastschrift (SDD B2B) gilt nur für Geschäftskunden und nimmt dem Zahler das Erstattungsrecht bei autorisierten Lastschriften (Quelle: EPC-Regelwerke). Bei der Firmenlastschrift müssen sowohl Ihr Dienstleister als auch die Bank des Zahlers das B2B-Verfahren anbieten, und der Zahler muss das Mandat vor dem ersten Einzug bei seiner eigenen Bank bestätigen.
• AGB und Datenschutzhinweis. Ihre Kundenbedingungen sollten beschreiben, wie und wann Sie einziehen.

Wie holen Sie ein SEPA-Mandat online ein?

Ein Mandat holen Sie online ein, indem Sie dem Zahler einen Mandatstext mit den Pflichtangaben zeigen und seine Zustimmung protokollieren. Viele Händler nutzen ein E-Mandat im Checkout oder bei der Registrierung.

Pflichtangaben (Quelle: EPC-Regelwerke SDD):

Bewährte Praxis bei Online-Mandaten:

Ob ein E-Mandat per Checkbox gültig ist, hängt vom nationalen Recht und von Ihrer Bank oder Ihrem Dienstleister ab. Klären Sie das mit ihnen oder mit einer rechtlichen Beratung.

• Eindeutige Mandatsreferenz
• Ihr Name, Ihre Adresse und Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer
• Name und IBAN des Zahlers
• Zahlungsart: wiederkehrend oder einmalig
• Datum und Unterschrift oder ein elektronisches Äquivalent
• Zeigen Sie den Mandatstext vor der Bestätigung, einschließlich des Erstattungsrechts bei der Basislastschrift.
• Prüfen Sie das IBAN-Format vor dem Absenden.
• Protokollieren Sie Zeitstempel, Bestätigungsschritt und Version des Mandatstexts.
• Senden Sie dem Zahler eine Kopie des Mandats per E-Mail.

Vorabankündigung: Was muss rein und wann?

Die Vorabankündigung (Pre-Notification) teilt dem Zahler vor dem Einzug Betrag und Fälligkeitstag mit. Nach dem Regelwerk SDD Core beträgt die Standardfrist 14 Kalendertage vor dem Fälligkeitstag; eine kürzere Frist kann mit dem Zahler vereinbart werden (Quelle: EPC-Regelwerk SDD Core).

Eine klare Vorabankündigung ist einer der einfachsten Wege, Erstattungsanforderungen zu verringern.

• Bei wiederkehrenden Zahlungen mit festem Betrag kann eine Ankündigung einen ganzen Zahlungsplan abdecken, etwa im Vertrag oder in der ersten Rechnung.
• Bei wechselnden Beträgen senden Sie vor jedem Einzug eine Ankündigung.
• Nennen Sie Mandatsreferenz und Gläubiger-ID, damit der Zahler die Lastschrift auf seinem Kontoauszug erkennt.

Erste und wiederkehrende Einzüge: Welche Fristen gelten?

Ihre Bank oder Ihr Dienstleister reicht jeden Einzug vor dem Fälligkeitstag ein, innerhalb der Frist des EPC-Regelwerks, und der Zahler wird am Fälligkeitstag belastet. Ihren eigenen Annahmeschluss für Einreichungen teilt Ihnen Ihr Dienstleister mit.

Womit Sie planen sollten:

• Annahmeschluss. Reichen Sie früh genug vor dem Annahmeschluss Ihres Dienstleisters für den Fälligkeitstag ein. Prüfen Sie die genauen Tage im aktuellen Regelwerk und bei Ihrem Dienstleister.
• Fälligkeitstag. Das Konto des Zahlers wird am Fälligkeitstag belastet; ist das kein Geschäftstag, gilt der nächste Geschäftstag.
• Sequenz. Kennzeichnen Sie Einzüge als erstmalig, wiederkehrend, letztmalig oder einmalig, sofern Ihr Dienstleister das noch verlangt.
• Liquidität. Planen Sie Ihren Cashflow für den Zeitraum, in dem die Bank des Zahlers den Einzug noch zurückgeben kann, und für das 8-wöchige Erstattungsrecht bei der Basislastschrift.

Wie gehen Sie mit Rücklastschriften, Erstattungen und erneuten Einzügen um?

Ein fehlgeschlagener oder rückgängig gemachter Einzug kommt als R-Transaktion mit Grundcode zurück, und Ihre Reaktion hängt von diesem Code ab. Die wichtigsten Arten sind Reject (vor der Verrechnung), Return (durch die Bank des Zahlers nach der Verrechnung, die klassische Rücklastschrift), Refund (vom Zahler verlangt) und Reversal (durch Sie).

Banken ziehen nicht von sich aus erneut ein. Sie oder Ihr Dienstleister entscheiden, ob neu eingereicht wird. Die vollständige Codeliste finden Sie auf der Seite SEPA-Lastschrift (Quelle: EPC-Leitfaden zu Grundcodes, EPC173-14).

Wie verringern Sie fehlgeschlagene Lastschriften?

Fehlgeschlagene Lastschriften verringern Sie vor allem durch saubere Daten und klare Kommunikation mit den Zahlern. Praktische Maßnahmen:

• Prüfen Sie IBANs bei der Registrierung.
• Senden Sie Vorabankündigungen mit Betrag, Datum und Ihrem Namen, wie er auf dem Kontoauszug erscheint.
• Legen Sie Fälligkeitstage bei Verbraucherabonnements nahe an übliche Zahltage.
• Ziehen Sie nur bei Codes erneut ein, bei denen es funktionieren kann, etwa AM04, und begrenzen Sie die Zahl der Versuche.
• Bieten Sie nach wiederholten Fehlschlägen eine Ausweichzahlungsart an, etwa Karte oder Pay by Bank.
• Halten Sie den Gläubigernamen auf dem Kontoauszug einheitlich mit Ihrer Marke.

Wie ziehen Sie Ihre erste SEPA-Lastschrift ein, Schritt für Schritt?

Gläubiger-ID beantragen bei der nationalen Stelle, oder vereinbaren, die Ihres Dienstleisters zu nutzen.

Bank oder Zahlungsdienstleister wählen, der SDD Core und bei Bedarf B2B anbietet.

Mandatsablauf einrichten im Checkout oder bei der Registrierung, mit allen Pflichtangaben.

Mandat protokollieren mit Zeitstempel und Textversion, und dem Zahler eine Kopie senden.

Bei der Firmenlastschrift (SDD B2B) den Zahler bitten, das Mandat vor dem ersten Einzug bei seiner eigenen Bank zu bestätigen.

Vorabankündigung senden mit Betrag und Fälligkeitstag.

Einzug einreichen vor dem Annahmeschluss Ihres Dienstleisters für den Fälligkeitstag.

Gutschrift prüfen und der Rechnung zuordnen.

R-Transaktionen bearbeiten nach Grundcode, mit erneuten Einzügen nur dort, wo sie sinnvoll sind.

Mandate aktiv halten. Ein Mandat verfällt 36 Monate nach dem letzten Einzug (Quelle: EPC-Regelwerk).

Wie laufen SEPA-Lastschrifteinzüge über OrsunPay?

OrsunPay ist Payment-Orchestration-Software, die Sie mit Zahlungsdienstleistern verbindet, die die SEPA-Lastschrift anbieten, sodass die Zahlungsart neben Ihren anderen Zahlungsarten in einer Integration läuft. OrsunPay ist eine Payment-Orchestration-Plattform, die Sie mit lizenzierten PSPs verbindet; OrsunPay wickelt selbst keine Zahlungen ab und verwahrt keine Gelder.

Mandate richten Sie bei Ihrem Dienstleister für die SEPA-Lastschrift ein; klären Sie mit Ihrem Dienstleister, wie er sie erfasst und speichert.

Wiederkehrende Einzugspläne (Beträge und Fälligkeitstage) richten Sie in Ihrem eigenen Abrechnungssystem oder bei Ihrem Dienstleister ein; klären Sie mit Ihrem Dienstleister, welche Planungsoptionen er bietet.

Einzüge laufen über die Anbieterverbindung, die Sie wählen. Gebühren, Annahmeschluss und Auszahlungen legt Ihr Dienstleister fest.

Unabhängig vom Setup gelten die Prozessregeln aus diesem Leitfaden: Vorabankündigungen mit Betrag und Fälligkeitstag senden, den Grundcode jeder Rückgabe auswerten und Wiederholungsregeln pro Code festlegen, mit erneuten Einzügen nur dort, wo sie funktionieren können. Klären Sie mit Ihrem Dienstleister, welche dieser Schritte er übernimmt und welche Sie selbst ausführen.

Wie ziehen Sie Ihre erste SEPA-Lastschrift ein, Schritt für Schritt?

1. Gläubiger-ID beantragen bei der nationalen Stelle, oder vereinbaren, die Ihres Dienstleisters zu nutzen.
2. Bank oder Zahlungsdienstleister wählen der SDD Core und bei Bedarf B2B anbietet.
3. Mandatsablauf einrichten im Checkout oder bei der Registrierung, mit allen Pflichtangaben.
4. Mandat protokollieren mit Zeitstempel und Textversion, und dem Zahler eine Kopie senden.
5. Bei SDD B2B das Mandat bei der Bank des Zahlers bestätigen lassen vor dem ersten Einzug: Der Zahler hinterlegt es bei seiner eigenen Bank.
6. Vorabankündigung senden mit Betrag und Fälligkeitstag.
7. Einzug einreichen vor dem Annahmeschluss Ihres Dienstleisters für den Fälligkeitstag.
8. Gutschrift prüfen und der Rechnung zuordnen.
9. R-Transaktionen bearbeiten nach Grundcode, mit erneuten Einzügen nur dort, wo sie sinnvoll sind.
10. Mandate aktiv halten. Ein Mandat verfällt 36 Monate nach dem letzten Einzug (Quelle: EPC-Regelwerk).