Zo int u betalingen via SEPA-incasso: een stappenplan voor webwinkels

Wat heeft u nodig voordat u SEPA-incasso's int?

Vóór de eerste incasso heeft u een incassant-ID nodig, een bank of betaaldienstverlener die SEPA-incasso aanbiedt, en een keuze voor het schema.

Voor definities, de schema's Core en B2B en de volledige tabel met retourcodes, zie automatische incasso via SEPA uitgelegd. Deze pagina gaat over het proces zelf: het Duitse Lastschriftverfahren, de Nederlandse automatische incasso en het Italiaanse addebito diretto volgen allemaal dezelfde rulebooks van de European Payments Council (EPC).

• Incassant-ID (creditor identifier). Een unieke code die u in elke incasso als incassant identificeert. In Duitsland heet die Gläubiger-Identifikationsnummer en wordt ze uitgegeven door de Deutsche Bundesbank (bron: bundesbank.de). In andere landen wordt ze uitgegeven door een nationale instantie of via uw bank.
• Bank of betaaldienstverlener. Die dient uw incasso's in bij het SEPA-systeem. Sommige dienstverleners laten u incasseren onder hun eigen incassant-ID; dat start sneller, maar bindt uw machtigingen aan die dienstverlener.
• Schema. SDD Core werkt voor consumenten en bedrijven. SDD B2B is alleen voor zakelijke betalers; de betaler heeft daarbij geen terugboekingsrecht bij geautoriseerde incasso's (bron: EPC-rulebooks). Bij B2B moeten zowel uw dienstverlener als de bank van de betaler het B2B-schema aanbieden, en moet de betaler de machtiging vóór de eerste incasso bij zijn eigen bank bevestigen.
• Voorwaarden en privacyverklaring. Uw klantvoorwaarden moeten beschrijven hoe en wanneer u incasseert.

Hoe legt u online een incassomachtiging vast?

U legt een machtiging online vast door de betaler een machtigingstekst met de verplichte velden te tonen en zijn akkoord te registreren. Veel webwinkels gebruiken een e-machtiging in de checkout of bij het aanmelden.

Verplichte velden (bron: EPC SDD-rulebooks):

Goede praktijk bij online machtigingen:

Of een e-machtiging met een vinkje geldig is, hangt af van het nationale recht en van uw bank of dienstverlener. Controleer dit bij hen of bij een juridisch adviseur.

• Uniek machtigingskenmerk
• Uw naam, adres en incassant-ID
• Naam en IBAN van de betaler
• Type betaling: doorlopend of eenmalig
• Datum en handtekening, of een elektronisch equivalent
• Toon de machtigingstekst voordat de betaler bevestigt, inclusief het terugboekingsrecht bij Core.
• Controleer het IBAN-formaat vóór verzending.
• Leg het tijdstip, de bevestigingsstap en de versie van de machtigingstekst vast.
• Stuur de betaler per e-mail een kopie van de machtiging.

Wanneer en hoe stuurt u een pre-notificatie?

Een pre-notificatie is een bericht dat de betaler vóór de incasso het bedrag en de vervaldatum meldt. Onder het SDD Core-rulebook is de standaardtermijn 14 kalenderdagen vóór de vervaldatum, en met de betaler kan een kortere termijn worden afgesproken (bron: EPC SDD Core-rulebook).

Een duidelijke pre-notificatie is een van de eenvoudigste manieren om terugboekingsverzoeken te beperken.

• Bij terugkerende betalingen met een vast bedrag kan één bericht een heel schema dekken, bijvoorbeeld in het contract of op de eerste factuur.
• Bij wisselende bedragen stuurt u vóór elke incasso een bericht.
• Vermeld het machtigingskenmerk en uw incassant-ID, zodat de betaler de afschrijving op zijn afschrift herkent.

Welke termijnen gelden voor eerste en terugkerende incasso's?

Uw bank of dienstverlener dient elke incasso vóór de vervaldatum in, binnen de termijn van het EPC-rulebook, en de betaler wordt op de vervaldatum belast. Uw dienstverlener meldt u zijn eigen uiterste aanlevertijd.

Waar u rekening mee houdt:

• Aanlevertijd. Lever op tijd aan voor de cut-off van uw dienstverlener vóór de vervaldatum. Controleer het actuele rulebook en uw dienstverlener voor de exacte dagen.
• Vervaldatum. De rekening van de betaler wordt op de vervaldatum belast; is dat geen werkdag, dan geldt de volgende werkdag.
• Volgorde. Markeer incasso's als eerste, doorlopend, laatste of eenmalig waar uw dienstverlener dat nog vereist.
• Geld. Plan uw cashflow voor de periode waarin de bank van de betaler de incasso nog kan terugsturen, en voor het terugboekingsrecht van 8 weken bij Core.

Hoe handelt u storno's, terugboekingen en nieuwe pogingen af?

Een mislukte of teruggedraaide incasso komt terug als R-transactie met een redencode, en uw reactie hangt af van die code. De belangrijkste soorten zijn reject (vóór verrekening), return (door de bank van de betaler na verrekening), refund (op verzoek van de betaler) en reversal (door u).

Banken proberen niet zelf opnieuw. U of uw dienstverlener beslist of opnieuw wordt ingediend. De volledige codelijst staat op de pagina over SEPA-incasso (bron: EPC-richtlijn over redencodes, EPC173-14).

Hoe vermindert u mislukte incasso's?

U vermindert mislukte incasso's vooral met schone gegevens en duidelijke communicatie met betalers. Praktische maatregelen:

• Controleer IBAN's bij het aanmelden.
• Stuur pre-notificaties met bedrag, datum en uw naam zoals die op het afschrift staat.
• Kies bij consumentenabonnementen vervaldatums dicht bij gebruikelijke betaaldagen van salarissen.
• Probeer alleen opnieuw bij codes waar dat kan werken, zoals AM04, en beperk het aantal pogingen.
• Bied na herhaalde mislukkingen een alternatieve methode aan, zoals een kaart of Pay by Bank.
• Houd de naam van de incassant op het afschrift gelijk aan uw merk.

Hoe int u uw eerste SEPA-incasso, stap voor stap?

Vraag een incassant-ID aan bij de nationale uitgever, of spreek af dat u die van uw dienstverlener gebruikt.

Kies een bank of betaaldienstverlener die SDD Core en zo nodig B2B aanbiedt.

Richt de machtigingsflow in in de checkout of bij het aanmelden, met alle verplichte velden.

Leg de machtiging vast met tijdstip en tekstversie, en stuur de betaler een kopie.

Vraag bij SDD B2B de betaler om de machtiging vóór de eerste incasso bij zijn eigen bank te bevestigen.

Stuur de pre-notificatie met bedrag en vervaldatum.

Dien de incasso in vóór de cut-off van uw dienstverlener voor de vervaldatum.

Controleer de verrekening en koppel die aan de factuur.

Handel R-transacties af per redencode, met nieuwe pogingen alleen waar dat zinvol is.

Houd machtigingen actief. Een machtiging vervalt 36 maanden na de laatste incasso (bron: EPC-rulebook).

Hoe int u SEPA-incasso's via OrsunPay?

OrsunPay is payment-orchestrationsoftware die u verbindt met betaaldienstverleners die SEPA-incasso aanbieden, zodat de methode naast uw andere betaalmethoden in één integratie draait. OrsunPay is een payment-orchestrationplatform dat u verbindt met vergunninghoudende PSP's; OrsunPay verwerkt zelf geen betalingen en houdt geen gelden aan.

Machtigingen richt u in bij uw dienstverlener voor SEPA-incasso; vraag uw dienstverlener hoe hij ze vastlegt en bewaart.

Terugkerende incassoschema's (bedragen en vervaldata) stelt u in uw eigen facturatiesysteem of bij uw dienstverlener in; vraag uw dienstverlener welke planningsopties hij biedt.

Incasso's lopen via de dienstverlenerskoppeling die u kiest. Kosten, cut-offs en uitbetalingen worden door uw dienstverlener bepaald.

Welke inrichting u ook gebruikt, de werkwijze in deze gids blijft gelden: stuur pre-notificaties met bedrag en vervaldatum, lees de redencode van elke storno en stel per code regels voor nieuwe pogingen op, alleen waar een nieuwe poging kan werken. Vraag uw dienstverlener welke van deze stappen hij uitvoert en welke u zelf doet.

Hoe int u uw eerste SEPA-incasso, stap voor stap?

1. Vraag een incassant-ID aan bij de nationale uitgever, of spreek af dat u die van uw dienstverlener gebruikt.
2. Kies een bank of betaaldienstverlener die SDD Core en zo nodig B2B aanbiedt.
3. Richt de machtigingsflow in in de checkout of bij het aanmelden, met alle verplichte velden.
4. Leg de machtiging vast met tijdstip en tekstversie, en stuur de betaler een kopie.
5. Laat bij SDD B2B de machtiging bevestigen door de bank van de betaler vóór de eerste incasso: de betaler registreert die bij zijn eigen bank.
6. Stuur de pre-notificatie met bedrag en vervaldatum.
7. Dien de incasso in vóór de cut-off van uw dienstverlener voor de vervaldatum.
8. Controleer de verrekening en koppel die aan de factuur.
9. Handel R-transacties af per redencode, met nieuwe pogingen alleen waar dat zinvol is.
10. Houd machtigingen actief. Een machtiging vervalt 36 maanden na de laatste incasso (bron: EPC-rulebook).