Mandat SEPA : comment le recueillir et encaisser par prélèvement, pas à pas

Prélèvement SEPA, c'est quoi, en bref ?

Le prélèvement SEPA permet à un créancier de débiter en euros le compte d'un payeur sur la base d'une autorisation donnée une fois : le mandat de prélèvement SEPA (source : Banque de France). Les définitions, les schémas Core et B2B et les codes de retour sont détaillés sur notre page prélèvement SEPA ; ce guide se concentre sur la mise en place.

Cette page porte sur le déroulement du processus : le Lastschriftverfahren allemand, l'automatische incasso néerlandaise et l'addebito diretto italien suivent tous les mêmes rulebooks de l'European Payments Council (EPC).

De quoi avez-vous besoin avant de prélever ?

Avant le premier prélèvement, il vous faut un identifiant créancier, une banque ou un prestataire qui propose le prélèvement SEPA, et le choix d'un schéma.

• Identifiant créancier (ICS). Un code unique qui vous identifie comme créancier dans chaque prélèvement. En Allemagne, il s'appelle Gläubiger-Identifikationsnummer et est délivré par la Deutsche Bundesbank (source : bundesbank.de). Dans d'autres pays, il est délivré par un organisme national ou par l'intermédiaire de votre banque ; pour la France, voir la section ICS ci-dessous.
• Banque ou prestataire de paiement. Il présente vos prélèvements au système SEPA. Certains prestataires vous permettent de prélever sous leur propre identifiant créancier ; c'est plus rapide pour démarrer, mais cela lie vos mandats à ce prestataire.
• Schéma. Le SDD Core fonctionne pour les consommateurs et les entreprises. Le SDD B2B est réservé aux payeurs professionnels et supprime le droit au remboursement du payeur sur les prélèvements autorisés (source : rulebooks EPC). En B2B, votre prestataire et la banque du payeur doivent tous deux proposer le schéma B2B, et le payeur doit confirmer le mandat auprès de sa propre banque avant le premier prélèvement.
• Conditions générales et politique de confidentialité. Vos conditions clients doivent décrire comment et quand vous prélevez.

Comment obtenir un identifiant créancier SEPA (ICS sepa) en France ?

En France, vous demandez l'ICS à votre banque, seule compétente pour l'attribuer ; il est enregistré dans le référentiel des identifiants créanciers SEPA tenu sous l'égide de la Banque de France (source : Banque de France, référentiel des ICS). Points à retenir, selon la même source :

• L'ICS est unique par créancier sur toute la zone SEPA.
• En France, il comporte 13 caractères alphanumériques, dont les 2 premiers sont le code pays « FR ».
• Vous le conservez même si vous changez de banque ou travaillez avec plusieurs banques.
• Les banques vérifient avant l'émission d'un prélèvement que l'émetteur est bien titulaire de l'ICS.

Comment recueillir un mandat de prélèvement SEPA en ligne ?

Vous recueillez un mandat en ligne en montrant au payeur un texte de mandat comportant les champs obligatoires et en enregistrant son accord. Beaucoup de marchands utilisent un mandat électronique dans le checkout ou le parcours d'inscription.

Champs obligatoires (source : rulebooks EPC SDD) :

Bonnes pratiques pour les mandats en ligne :

Pour la France, la Banque de France précise en outre que le mandat porte le titre « Mandat de prélèvement SEPA » et le texte d'autorisation type mentionnant le droit au remboursement sous 8 semaines (source : Banque de France, Le prélèvement SEPA).

• Référence unique du mandat
• Votre nom, adresse et identifiant créancier
• Nom et IBAN du payeur
• Type de paiement : récurrent ou ponctuel
• Date et signature, ou équivalent électronique
• Affichez le texte du mandat avant la confirmation du payeur, y compris le droit au remboursement pour le Core.
• Vérifiez le format de l'IBAN avant l'envoi.
• Enregistrez l'horodatage, l'étape de confirmation et la version du texte du mandat.
• Envoyez au payeur une copie du mandat par e-mail.

Qu'est-ce que la RUM d'un mandat SEPA ?

La RUM (référence unique de mandat) identifie chaque mandat SEPA de façon unique pour un créancier donné. Elle est fournie par le créancier, de préférence dès l'émission du mandat ; si elle ne figure pas sur l'exemplaire remis au débiteur, elle doit être ajoutée au mandat et communiquée au débiteur avant l'envoi des prélèvements (source : Banque de France). Son format et sa longueur maximale sont définis dans le rulebook EPC SDD Core ; utilisez par exemple une référence de contrat ou de client stable, et conservez-la en cas de changement de prestataire.

La validité d'un mandat électronique par case à cocher dépend du droit national et de votre banque ou prestataire. Vérifiez auprès d'eux ou d'un conseiller juridique.

Quand et comment envoyer la pré-notification ?

La pré-notification est un message qui indique au payeur le montant et la date d'échéance avant le prélèvement. Selon le rulebook SDD Core, le délai par défaut est de 14 jours calendaires avant l'échéance, et un délai plus court peut être convenu avec le payeur (source : rulebook EPC SDD Core).

Une pré-notification claire est l'un des moyens les plus simples de réduire les demandes de remboursement.

• Pour les paiements récurrents à montant fixe, une seule notification peut couvrir un échéancier, par exemple dans le contrat ou la première facture.
• Pour les montants variables, envoyez une notification avant chaque prélèvement.
• Indiquez la référence du mandat et votre identifiant créancier pour que le payeur reconnaisse le débit sur son relevé.

Quels délais pour le premier prélèvement et les suivants ?

Votre banque ou prestataire présente chaque prélèvement avant la date d'échéance, dans le délai fixé par le rulebook EPC, et le payeur est débité à l'échéance. Votre prestataire vous communique sa propre heure limite de remise.

À prévoir :

• Heure limite (cut-off). Remettez suffisamment tôt pour respecter le cut-off de votre prestataire avant l'échéance. Vérifiez le rulebook actuel et votre prestataire pour les jours exacts.
• Date d'échéance. Le compte du payeur est débité à la date d'échéance ; si ce n'est pas un jour ouvré, le jour ouvré suivant s'applique.
• Séquence. Marquez les prélèvements comme premier, récurrent, dernier ou ponctuel lorsque votre prestataire l'exige encore.
• Trésorerie. Prévoyez votre trésorerie pour la période pendant laquelle la banque du payeur peut encore retourner le prélèvement, et pour le droit au remboursement Core de 8 semaines.

Comment gérer les rejets, remboursements et nouvelles tentatives ?

Un prélèvement en échec ou annulé revient sous forme de R-transaction avec un code motif, et votre réaction dépend de ce code. Les principaux types sont le reject (avant règlement), le return (par la banque du payeur après règlement), le refund (demandé par le payeur) et le reversal (par vous).

Les banques ne représentent pas d'elles-mêmes. C'est vous ou votre prestataire qui décidez de représenter. La liste complète des codes figure sur la page du prélèvement SEPA (source : guide EPC sur les codes motifs, EPC173-14).

Comment réduire les prélèvements en échec ?

Vous réduisez les échecs surtout grâce à des données propres et une communication claire avec les payeurs. Mesures pratiques :

• Vérifiez les IBAN à l'inscription.
• Envoyez des pré-notifications indiquant le montant, la date et votre nom tel qu'il apparaît sur les relevés.
• Choisissez, pour les abonnements grand public, des dates d'échéance proches des jours de paie habituels.
• Ne représentez que pour les codes où une nouvelle tentative peut aboutir, comme AM04, et limitez le nombre de tentatives.
• Proposez une méthode de repli, comme une carte ou le Pay by Bank, après des échecs répétés.
• Gardez le nom du créancier sur le relevé cohérent avec votre marque.

Comment effectuer votre premier prélèvement SEPA, étape par étape ?

Obtenez un identifiant créancier auprès de l'émetteur national, ou convenez d'utiliser celui de votre prestataire.

Choisissez une banque ou un prestataire qui propose le SDD Core et, si besoin, le B2B.

Mettez en place le parcours de mandat dans le checkout ou l'inscription avec tous les champs obligatoires.

Enregistrez le mandat avec horodatage et version du texte, et envoyez une copie au payeur.

En SDD B2B, demandez au payeur de confirmer le mandat auprès de sa propre banque avant le premier prélèvement.

Envoyez la pré-notification avec le montant et la date d'échéance.

Présentez le prélèvement avant le cut-off de votre prestataire pour la date d'échéance.

Confirmez le règlement et rapprochez-le de la facture.

Traitez les R-transactions selon le code motif, avec de nouvelles tentatives uniquement lorsqu'elles ont du sens.

Gardez les mandats actifs. Un mandat expire 36 mois après le dernier prélèvement (source : rulebook EPC).

Comment encaisser par prélèvement SEPA avec OrsunPay ?

OrsunPay est un logiciel d'orchestration des paiements qui vous connecte à des prestataires de paiement proposant le prélèvement SEPA, afin que la méthode fonctionne à côté de vos autres moyens de paiement dans une seule intégration. OrsunPay est une plateforme d'orchestration des paiements qui vous connecte à des PSP agréés ; OrsunPay ne traite pas lui-même les paiements et ne détient pas de fonds.

Les mandats se mettent en place chez votre prestataire de prélèvement SEPA ; vérifiez auprès de votre prestataire comment il les recueille et les conserve.

Les échéanciers de prélèvements récurrents (montants et dates d'échéance) se paramètrent dans votre propre outil de facturation ou chez votre prestataire ; vérifiez auprès de votre prestataire quelles options de planification il propose.

Les prélèvements passent par la connexion prestataire que vous choisissez. Les frais, cut-offs et versements sont fixés par votre prestataire.

Quelle que soit votre configuration, les pratiques de ce guide s'appliquent : envoyez des pré-notifications avec le montant et la date d'échéance, lisez le code motif de chaque rejet et définissez des règles de nouvelle tentative par code, uniquement lorsqu'une tentative peut aboutir. Vérifiez avec votre prestataire quelles étapes il prend en charge et lesquelles vous gérez vous-même.

Comment effectuer votre premier prélèvement SEPA, étape par étape ?

1. Obtenez un identifiant créancier auprès de l'émetteur national, ou convenez d'utiliser celui de votre prestataire.
2. Choisissez une banque ou un prestataire qui propose le SDD Core et, si besoin, le B2B.
3. Mettez en place le parcours de mandat dans le checkout ou l'inscription avec tous les champs obligatoires.
4. Enregistrez le mandat avec horodatage et version du texte, et envoyez une copie au payeur.
5. En SDD B2B, faites confirmer le mandat par la banque du payeur avant le premier prélèvement : le payeur l'enregistre auprès de sa propre banque.
6. Envoyez la pré-notification avec le montant et la date d'échéance.
7. Présentez le prélèvement avant le cut-off de votre prestataire pour la date d'échéance.
8. Confirmez le règlement et rapprochez-le de la facture.
9. Traitez les R-transactions selon le code motif, avec de nouvelles tentatives uniquement lorsqu'elles ont du sens.
10. Gardez les mandats actifs. Un mandat expire 36 mois après le dernier prélèvement (source : rulebook EPC).