Jak inkasovat platby přes SEPA inkaso: návod krok za krokem pro obchodníky

Co potřebujete před prvním SEPA inkasem?

Před prvním inkasem potřebujete identifikátor příjemce, banku nebo platebního poskytovatele, který nabízí SEPA inkaso, a rozhodnutí, které schéma použijete.

Definice, schémata Core a B2B a úplnou tabulku kódů vrácení najdete na stránce SEPA inkaso: vysvětlení. Tato stránka je o samotném procesu: české SEPA inkaso, německé Lastschriftverfahren i nizozemské automatische incasso se řídí stejnými pravidly Evropské platební rady (EPC).

• Identifikátor příjemce (Creditor ID). Jedinečný kód, který Vás identifikuje jako inkasujícího v každém inkasu. V Německu se nazývá Gläubiger-Identifikationsnummer a vydává ho Deutsche Bundesbank (zdroj: bundesbank.de). V Česku přiděluje identifikátor příjemce (CID) Česká národní banka: žádost za Vás podá Vaše banka nebo poskytovatel platebních služeb a ČNB kód zapíše do registru příjemců inkas; registr vede jen příjemce se sídlem v ČR (zdroj: ČNB, Pravidla pro vedení registru příjemců inkas SEPA). V jiných zemích ho vydává národní instituce nebo se získává přes Vaši banku.
• Banka nebo platební poskytovatel. Předkládá Vaše inkasa do systému SEPA. Někteří poskytovatelé umožňují inkasovat pod jejich vlastním identifikátorem příjemce; začátek je rychlejší, ale Vaše mandáty jsou pak vázány na tohoto poskytovatele.
• Schéma. SDD Core funguje pro spotřebitele i firmy. SDD B2B je jen pro firemní plátce a ruší jejich právo na vrácení autorizovaných inkas (zdroj: pravidla EPC). U B2B musí schéma B2B nabízet Váš poskytovatel i banka plátce a plátce musí mandát před prvním inkasem potvrdit u své banky.
• Obchodní podmínky a informace o ochraně soukromí. Vaše podmínky by měly popisovat, jak a kdy inkasujete.

Jak získat SEPA mandát online?

Mandát online získáte tak, že plátci zobrazíte text mandátu s povinnými údaji a zaznamenáte jeho souhlas. Mnoho obchodníků používá e-mandát v pokladně nebo při registraci.

Povinné údaje (zdroj: pravidla EPC SDD):

Dobrá praxe u online mandátů:

Zda je e-mandát přes zaškrtávací políčko platný, závisí na národním právu a na Vaší bance nebo poskytovateli. Ověřte si to u nich nebo u právního poradce.

• Jedinečná reference mandátu
• Vaše jméno, adresa a identifikátor příjemce
• Jméno a IBAN plátce
• Typ platby: opakovaná nebo jednorázová
• Datum a podpis, nebo elektronický ekvivalent
• Zobrazte text mandátu dříve, než plátce potvrdí, včetně práva na vrácení ve schématu Core.
• Před odesláním ověřte formát IBAN.
• Zaznamenejte časové razítko, krok potvrzení a verzi textu mandátu.
• Pošlete plátci kopii mandátu e-mailem.

Kdy a jak poslat předběžné oznámení?

Předběžné oznámení (pre-notification) je zpráva, která plátci před inkasem oznámí částku a datum splatnosti. Podle pravidel SDD Core je standardní lhůta 14 kalendářních dní před datem splatnosti a s plátcem lze dohodnout kratší lhůtu (zdroj: pravidla EPC SDD Core).

Jasné předběžné oznámení je jedním z nejjednodušších způsobů, jak snížit počet žádostí o vrácení.

• U opakovaných plateb s pevnou částkou může jedno oznámení pokrýt celý harmonogram, například ve smlouvě nebo na první faktuře.
• U proměnlivých částek pošlete oznámení před každým inkasem.
• Uveďte referenci mandátu a Váš identifikátor příjemce, aby plátce inkaso poznal na výpisu.

Jaké lhůty platí pro první a opakovaná inkasa?

Vaše banka nebo poskytovatel předkládá každé inkaso před datem splatnosti ve lhůtě stanovené pravidly EPC a plátci se částka odepíše v den splatnosti. Poskytovatel Vám sdělí svou vlastní uzávěrku pro předkládání.

S čím počítat:

• Uzávěrka. Předkládejte dostatečně brzy před uzávěrkou poskytovatele před datem splatnosti. Přesné dny ověřte v aktuálních pravidlech a u poskytovatele.
• Datum splatnosti. Účet plátce se zatíží v den splatnosti; pokud to není pracovní den, platí následující pracovní den.
• Sekvence. Označujte inkasa jako první, opakovaná, poslední nebo jednorázová, pokud to Váš poskytovatel stále vyžaduje.
• Prostředky. Plánujte cash flow na období, kdy banka plátce ještě může inkaso vrátit, a na 8týdenní právo na vrácení ve schématu Core.

Jak zpracovat vrácení, refundace a opakované pokusy?

Neúspěšné nebo stornované inkaso se vrátí jako R-transakce s kódem důvodu a Vaše reakce závisí na tomto kódu. Hlavní typy jsou zamítnutí (před zúčtováním), vrácení (bankou plátce po zúčtování), refundace (na žádost plátce) a storno (z Vaší strany).

Banky samy inkaso neopakují. O opětovném předložení rozhodujete Vy nebo Váš poskytovatel. Úplný seznam kódů je na stránce o SEPA inkasu (zdroj: pokyny EPC ke kódům důvodů, EPC173-14).

Jak snížit počet neúspěšných inkas?

Neúspěšná inkasa snížíte hlavně čistými daty a jasnou komunikací s plátci. Praktická opatření:

• Ověřujte IBAN při registraci.
• Posílejte předběžná oznámení s částkou, datem a Vaším jménem tak, jak se zobrazuje na výpisu.
• U spotřebitelského předplatného zvolte data splatnosti, která zákazníkům vyhovují, a nabídněte jim možnost datum zvolit.
• Opakujte jen u kódů, u kterých opakování může pomoci, například AM04, a omezte počet pokusů.
• Po opakovaných neúspěších nabídněte náhradní metodu, například kartu nebo Pay by Bank.
• Udržujte jméno příjemce na výpisu v souladu s Vaší značkou.

Jak inkasovat první SEPA inkaso krok za krokem?

Získejte identifikátor příjemce od národního vydavatele, nebo se dohodněte na použití identifikátoru poskytovatele.

Vyberte banku nebo platebního poskytovatele, který nabízí SDD Core a podle potřeby B2B.

Nastavte proces mandátu v pokladně nebo při registraci se všemi povinnými údaji.

Zaznamenejte mandát s časovým razítkem a verzí textu a pošlete plátci kopii.

U SDD B2B požádejte plátce, aby mandát před prvním inkasem potvrdil u své banky.

Pošlete předběžné oznámení s částkou a datem splatnosti.

Předložte inkaso před uzávěrkou poskytovatele pro dané datum splatnosti.

Potvrďte zúčtování a spárujte ho s fakturou.

Zpracujte R-transakce podle kódu důvodu, s opakováním jen tam, kde to dává smysl.

Udržujte mandáty aktivní. Mandát zaniká 36 měsíců po posledním inkasu (zdroj: pravidla EPC).

Jak inkasovat SEPA inkasa přes OrsunPay?

OrsunPay je software pro orchestraci plateb, který Vás propojuje s platebními poskytovateli nabízejícími SEPA inkaso, takže metoda běží vedle Vašich dalších platebních metod v jedné integraci. OrsunPay je platforma pro orchestraci plateb, která Vás propojuje s licencovanými PSP; OrsunPay sama platby nezpracovává ani nedrží finanční prostředky.

Mandáty se nastavují u Vašeho poskytovatele SEPA inkasa; ověřte si u poskytovatele, jak je získává a uchovává.

Harmonogramy opakovaných inkas (částky a data splatnosti) nastavíte ve svém fakturačním systému nebo u poskytovatele; ověřte si u poskytovatele, jaké možnosti plánování nabízí.

Inkasa jdou přes připojení k poskytovateli, které si zvolíte. Poplatky, uzávěrky a výplaty určuje Váš poskytovatel.

Bez ohledu na nastavení platí postupy z tohoto návodu: posílejte předběžná oznámení s částkou a datem splatnosti, čtěte kód důvodu každého vrácení a nastavte pravidla opakování podle kódu, s opakováním jen tam, kde může pomoci. Ověřte si u poskytovatele, které z těchto kroků zajišťuje on a které děláte sami.

Jak inkasovat první SEPA inkaso krok za krokem?

1. Získejte identifikátor příjemce od národního vydavatele, nebo se dohodněte na použití identifikátoru poskytovatele.
2. Vyberte banku nebo platebního poskytovatele který nabízí SDD Core a podle potřeby B2B.
3. Nastavte proces mandátu v pokladně nebo při registraci se všemi povinnými údaji.
4. Zaznamenejte mandát s časovým razítkem a verzí textu a pošlete plátci kopii.
5. U SDD B2B nechte mandát potvrdit bankou plátce před prvním inkasem: plátce ho zaregistruje u své banky.
6. Pošlete předběžné oznámení s částkou a datem splatnosti.
7. Předložte inkaso před uzávěrkou poskytovatele pro dané datum splatnosti.
8. Potvrďte zúčtování a spárujte ho s fakturou.
9. Zpracujte R-transakce podle kódu důvodu, s opakováním jen tam, kde to dává smysl.
10. Udržujte mandáty aktivní. Mandát zaniká 36 měsíců po posledním inkasu (zdroj: pravidla EPC).