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Come incassare pagamenti con addebito diretto SEPA: guida passo dopo passo per i merchant
Per attivare l'addebito diretto SEPA un merchant ha bisogno di un codice identificativo del creditore, di un mandato firmato da ogni pagatore, di una banca o di un fornitore di pagamento che presenti gli addebiti, e di un processo per pre-notifiche, insoluti e nuovi tentativi. Questa guida illustra ogni passaggio, dalla configurazione al primo addebito e oltre.
In sintesi
| Codice identificativo del creditore | Obbligatorio in ogni addebito; rilasciato a livello nazionale (ad esempio dalla Deutsche Bundesbank in Germania) o tramite il fornitore |
|---|---|
| Mandato | Un accordo firmato per pagatore con riferimento univoco del mandato, IBAN e tipo di pagamento (ricorrente o singolo) |
| Pre-notifica (predefinita per Core) | 14 giorni di calendario prima della scadenza, salvo un termine più breve concordato con il pagatore |
| Presentazione | Gli addebiti si presentano prima della scadenza entro il cut-off del fornitore; il pagatore viene addebitato alla data di scadenza |
| Insoluti | Gli addebiti non riusciti o stornati tornano come R-transaction con codici motivo ISO; le banche non riprovano automaticamente |
| Scadenza del mandato | Secondo i rulebook EPC SDD un mandato scade 36 mesi dopo l'ultimo addebito |
Cosa serve prima di incassare con addebito diretto SEPA?
Prima del primo addebito servono un codice creditore, una banca o un fornitore che offra l'addebito diretto SEPA e la scelta dello schema.
Per definizioni, schemi Core e B2B e la tabella completa dei codici di ritorno, veda l'addebito diretto SEPA spiegato. Questa pagina riguarda la gestione del processo: il Lastschriftverfahren tedesco, l'automatische incasso olandese e l'addebito diretto italiano seguono tutti gli stessi rulebook dell'European Payments Council (EPC).
- Codice identificativo del creditore (Creditor ID). Un codice univoco che La identifica come creditore in ogni addebito. In Germania si chiama Gläubiger-Identifikationsnummer ed è rilasciato dalla Deutsche Bundesbank (fonte: bundesbank.de). In altri paesi è rilasciato da un ente nazionale o tramite la Sua banca.
- Banca o fornitore di pagamento. Presenta i Suoi addebiti al sistema SEPA. Alcuni fornitori consentono di incassare con il loro codice creditore; si parte più velocemente, ma i mandati restano legati a quel fornitore.
- Schema. SDD Core funziona per consumatori e aziende. SDD B2B è solo per pagatori aziendali ed elimina il diritto di rimborso del pagatore sugli addebiti autorizzati (fonte: rulebook EPC). Per il B2B sia il Suo fornitore sia la banca del pagatore devono offrire lo schema B2B, e il pagatore deve confermare il mandato presso la propria banca prima del primo addebito.
- Condizioni e informativa privacy. Le Sue condizioni per i clienti devono descrivere come e quando incassa.
Come si raccoglie un mandato online?
Si raccoglie un mandato online mostrando al pagatore un testo di mandato con i campi obbligatori e registrando il suo consenso. Molti merchant usano un mandato elettronico nel checkout o nel flusso di registrazione.
Campi obbligatori (fonte: rulebook EPC SDD):
Buone pratiche per i mandati online:
La validità di un mandato elettronico con casella di spunta dipende dalla legge nazionale e dalla Sua banca o fornitore. Verifichi con loro o con un consulente legale.
- Riferimento univoco del mandato
- Il Suo nome, indirizzo e codice creditore
- Nome e IBAN del pagatore
- Tipo di pagamento: ricorrente o singolo
- Data e firma, o equivalente elettronico
- Mostri il testo del mandato prima della conferma del pagatore, compreso il diritto di rimborso per il Core.
- Verifichi il formato dell'IBAN prima dell'invio.
- Registri timestamp, passaggio di conferma e versione del testo del mandato.
- Invii al pagatore una copia del mandato via e-mail.
Quando e come si invia la pre-notifica?
La pre-notifica è un messaggio che comunica al pagatore importo e data di scadenza prima dell'addebito. Secondo il rulebook SDD Core il termine predefinito è di 14 giorni di calendario prima della scadenza, e con il pagatore si può concordare un termine più breve (fonte: rulebook EPC SDD Core).
Una pre-notifica chiara è uno dei modi più semplici per ridurre le richieste di rimborso.
- Per pagamenti ricorrenti di importo fisso, un solo avviso può coprire un intero piano, ad esempio nel contratto o nella prima fattura.
- Per importi variabili, invii un avviso prima di ogni addebito.
- Indichi il riferimento del mandato e il Suo codice creditore, così il pagatore riconosce l'addebito sull'estratto conto.
Quali sono le tempistiche per il primo addebito e quelli ricorrenti?
La banca o il fornitore presenta ogni addebito prima della data di scadenza, entro il termine fissato dal rulebook EPC, e il pagatore viene addebitato alla scadenza. Il fornitore Le comunicherà il proprio orario limite di presentazione.
Cosa pianificare:
- Cut-off. Presenti con anticipo sufficiente per rispettare il cut-off del fornitore prima della scadenza. Verifichi il rulebook attuale e il fornitore per i giorni esatti.
- Data di scadenza. Il conto del pagatore viene addebitato alla data di scadenza; se non è un giorno lavorativo, vale il giorno lavorativo successivo.
- Sequenza. Contrassegni gli addebiti come primo, ricorrente, ultimo o singolo dove il fornitore lo richiede ancora.
- Liquidità. Pianifichi la liquidità per il periodo in cui la banca del pagatore può ancora restituire l'addebito, e per il diritto di rimborso Core di 8 settimane.
Come si gestiscono insoluti, rimborsi e nuovi tentativi?
Un addebito non riuscito o stornato torna come R-transaction con un codice motivo, e la risposta dipende da quel codice. I tipi principali sono reject (prima del regolamento), return (dalla banca del pagatore dopo il regolamento), refund (richiesto dal pagatore) e reversal (da parte Sua).
Le banche non riprovano da sole. È Lei o il Suo fornitore a decidere se ripresentare. L'elenco completo dei codici è nella pagina sull'addebito diretto SEPA (fonte: guida EPC sui codici motivo, EPC173-14).
| Situazione | Codici tipici | Cosa fare |
|---|---|---|
| Fondi temporaneamente insufficienti | AM04 | Informare il pagatore, riprovare dopo qualche giorno |
| Conto chiuso o bloccato | AC04, AC06 | Chiedere un altro conto o metodo di pagamento; non riprovare |
| Problema di mandato | MD01 | Verificare il mandato e, per il B2B, se la banca del pagatore lo ha confermato; ottenere un nuovo mandato se manca o non è valido |
| Rimborso o rifiuto del pagatore | MD06, MS02 | Contattare il pagatore; incassare di nuovo solo con il suo consenso |
| Pagatore deceduto | MD07 | Interrompere tutti gli addebiti |
Come si riducono gli addebiti non riusciti?
Gli addebiti non riusciti si riducono soprattutto con dati puliti e una comunicazione chiara con i pagatori. Misure pratiche:
- Verifichi gli IBAN in fase di registrazione.
- Invii pre-notifiche con importo, data e il Suo nome come appare sugli estratti conto.
- Per gli abbonamenti dei consumatori, scelga date di scadenza vicine ai giorni abituali di accredito dello stipendio.
- Riprovi solo per i codici in cui un nuovo tentativo può funzionare, come AM04, e limiti il numero di tentativi.
- Offra un metodo alternativo, come carta o Pay by Bank, dopo ripetuti insuccessi.
- Mantenga il nome del creditore sull'estratto conto coerente con il Suo marchio.
Come si esegue il primo addebito diretto SEPA, passo dopo passo?
Ottenga un codice creditore dall'ente nazionale, oppure concordi di usare quello del fornitore.
Scelga una banca o un fornitore che offra SDD Core e, se necessario, B2B.
Configuri il flusso del mandato nel checkout o nella registrazione con tutti i campi obbligatori.
Registri il mandato con timestamp e versione del testo, e invii una copia al pagatore.
Per l'SDD B2B, chieda al pagatore di confermare il mandato presso la propria banca prima del primo addebito.
Invii la pre-notifica con importo e data di scadenza.
Presenti l'addebito prima del cut-off del fornitore per la data di scadenza.
Verifichi il regolamento e lo abbini alla fattura.
Gestisca le R-transaction in base al codice motivo, con nuovi tentativi solo dove hanno senso.
Mantenga attivi i mandati. Un mandato scade 36 mesi dopo l'ultimo addebito (fonte: rulebook EPC).
Come si incassa con addebito diretto SEPA tramite OrsunPay?
OrsunPay è un software di payment orchestration che La collega a fornitori di pagamento che offrono l'addebito diretto SEPA, così il metodo funziona accanto agli altri metodi di pagamento in un'unica integrazione. OrsunPay è una piattaforma di payment orchestration che La collega a PSP autorizzati; OrsunPay non elabora pagamenti né detiene fondi.
I mandati si impostano presso il Suo fornitore di addebito diretto SEPA; verifichi con il fornitore come li raccoglie e li conserva.
I piani di addebito ricorrenti (importi e date di scadenza) si impostano nel Suo sistema di fatturazione o presso il fornitore; verifichi con il fornitore quali opzioni di pianificazione offre.
Gli addebiti passano per il collegamento al fornitore che sceglie. Commissioni, cut-off e accrediti sono fissati dal fornitore.
Qualunque sia la configurazione, le pratiche di questa guida restano valide: invii pre-notifiche con importo e data di scadenza, legga il codice motivo di ogni insoluto e definisca regole di nuovo tentativo per codice, riprovando solo dove può funzionare. Verifichi con il fornitore quali di questi passaggi gestisce lui e quali gestisce Lei.
Come si esegue il primo addebito diretto SEPA, passo dopo passo?
- Ottenga un codice creditore dall'ente nazionale, oppure concordi di usare quello del fornitore.
- Scelga una banca o un fornitore che offra SDD Core e, se necessario, B2B.
- Configuri il flusso del mandato nel checkout o nella registrazione con tutti i campi obbligatori.
- Registri il mandato con timestamp e versione del testo, e invii una copia al pagatore.
- Per l'SDD B2B, faccia confermare il mandato dalla banca del pagatore prima del primo addebito: il pagatore lo registra presso la propria banca.
- Invii la pre-notifica con importo e data di scadenza.
- Presenti l'addebito prima del cut-off del fornitore per la data di scadenza.
- Verifichi il regolamento e lo abbini alla fattura.
- Gestisca le R-transaction in base al codice motivo, con nuovi tentativi solo dove hanno senso.
- Mantenga attivi i mandati. Un mandato scade 36 mesi dopo l'ultimo addebito (fonte: rulebook EPC).
Domande frequenti
Mi serve un codice creditore?
Sì, ogni addebito diretto SEPA riporta il codice creditore di chi incassa. Può ottenerne uno proprio, oppure alcuni fornitori consentono di incassare con il loro, il che lega i mandati a quel fornitore.
Come si ottiene un codice creditore in Germania?
Si richiede online alla Deutsche Bundesbank una Gläubiger-Identifikationsnummer. La richiesta si presenta su bundesbank.de; verifichi lì i requisiti attuali.
Un mandato online (con casella di spunta) è valido?
Spesso sì, ma dipende dalla legge nazionale e dalle regole della Sua banca o fornitore. Registri il consenso del pagatore con timestamp e testo del mandato, e confermi l'approccio con il fornitore o un consulente legale.
Con quanto anticipo devo avvisare il pagatore?
Per impostazione predefinita 14 giorni di calendario prima della data di scadenza secondo il rulebook SDD Core. Con il pagatore si può concordare un termine più breve, ad esempio nelle condizioni o nel mandato.
Come si ripresenta un addebito non riuscito?
Si presenta un nuovo addebito dopo aver verificato il codice motivo. Riprovi per problemi temporanei come fondi insufficienti (AM04), e non per conti chiusi o bloccati, mandati mancanti o pagatore deceduto.
Chi paga le commissioni sugli insoluti?
La banca o il fornitore Le addebita di solito una commissione per ogni addebito restituito, come previsto dal contratto. La possibilità di ribaltare il costo sul pagatore dipende dalla legge nazionale e dalle Sue condizioni.
Posso passare i pagatori dalla carta all'addebito diretto SEPA?
Sì, ma serve un nuovo mandato SEPA da ogni pagatore; i dati della carta non possono essere convertiti. Chieda ai clienti esistenti di confermare un mandato, ad esempio nelle impostazioni dell'account o al rinnovo.
L'addebito diretto SEPA è adatto ai pagamenti singoli?
Può essere usato per pagamenti singoli con un mandato singolo, ma è meno adatto a ordini spediti subito. L'addebito avviene alla data di scadenza e può ancora essere restituito in seguito, quindi carte o Pay by Bank sono spesso preferibili per gli ordini singoli.