Ako inkasovať platby cez SEPA inkaso: návod krok za krokom pre obchodníkov

Čo potrebujete pred prvým SEPA inkasom?

Pred prvým inkasom potrebujete identifikátor príjemcu, banku alebo platobného poskytovateľa, ktorý ponúka SEPA inkaso, a rozhodnutie, ktorú schému použijete.

Definície, schémy Core a B2B a úplnú tabuľku kódov vrátenia nájdete na stránke SEPA platba inkasom: vysvetlenie. Táto stránka je o samotnom procese: slovenské SEPA inkaso, nemecké Lastschriftverfahren aj holandské automatische incasso sa riadia rovnakými pravidlami Európskej platobnej rady (EPC).

• Identifikátor príjemcu (Creditor ID). Jedinečný kód, ktorý Vás identifikuje ako inkasujúceho v každom inkase. V Nemecku sa nazýva Gläubiger-Identifikationsnummer a vydáva ho Deutsche Bundesbank (zdroj: bundesbank.de). Na Slovensku prideľuje identifikátor príjemcu (CID) Národná banka Slovenska na základe žiadosti Vášho poskytovateľa platobných služieb; o CID teda žiadate cez svoju banku (zdroj: NBS, SEPA inkasá a Register príjemcov inkás). V iných krajinách ho vydáva národná inštitúcia alebo sa získava cez Vašu banku.
• Banka alebo platobný poskytovateľ. Predkladá Vaše inkasá do systému SEPA. Niektorí poskytovatelia umožňujú inkasovať pod ich vlastným identifikátorom príjemcu; začiatok je rýchlejší, ale Vaše mandáty sú potom viazané na tohto poskytovateľa.
• Schéma. SDD Core funguje pre spotrebiteľov aj firmy. SDD B2B je len pre firemných platiteľov a ruší ich právo na vrátenie autorizovaných inkás (zdroj: pravidlá EPC). Pri B2B musí schému B2B ponúkať Váš poskytovateľ aj banka platiteľa a platiteľ musí mandát pred prvým inkasom potvrdiť vo svojej banke.
• Obchodné podmienky a informácie o ochrane súkromia. Vaše podmienky by mali opisovať, ako a kedy inkasujete.

Ako získať SEPA mandát online?

Mandát online získate tak, že platiteľovi zobrazíte text mandátu s povinnými údajmi a zaznamenáte jeho súhlas. Mnohí obchodníci používajú e-mandát v checkoute alebo pri registrácii.

Povinné údaje (zdroj: pravidlá EPC SDD):

Dobrá prax pri online mandátoch:

Či je e-mandát cez zaškrtávacie políčko platný, závisí od národného práva a od Vašej banky alebo poskytovateľa. Overte si to u nich alebo u právneho poradcu.

• Jedinečná referencia mandátu
• Vaše meno, adresa a identifikátor príjemcu
• Meno a IBAN platiteľa
• Typ platby: opakovaná alebo jednorazová
• Dátum a podpis, alebo elektronický ekvivalent
• Zobrazte text mandátu skôr, ako platiteľ potvrdí, vrátane práva na vrátenie v schéme Core.
• Pred odoslaním overte formát IBAN.
• Zaznamenajte časovú pečiatku, krok potvrdenia a verziu textu mandátu.
• Pošlite platiteľovi kópiu mandátu e-mailom.

Kedy a ako poslať predbežné oznámenie?

Predbežné oznámenie (pre-notification) je správa, ktorá platiteľovi pred inkasom oznámi sumu a dátum splatnosti. Podľa pravidiel SDD Core je štandardná lehota 14 kalendárnych dní pred dátumom splatnosti a s platiteľom možno dohodnúť kratšiu lehotu (zdroj: pravidlá EPC SDD Core).

Jasné predbežné oznámenie je jedným z najjednoduchších spôsobov, ako znížiť počet žiadostí o vrátenie.

• Pri opakovaných platbách s pevnou sumou môže jedno oznámenie pokryť celý harmonogram, napríklad v zmluve alebo na prvej faktúre.
• Pri premenlivých sumách pošlite oznámenie pred každým inkasom.
• Uveďte referenciu mandátu a Váš identifikátor príjemcu, aby platiteľ inkaso spoznal na výpise.

Aké lehoty platia pre prvé a opakované inkasá?

Vaša banka alebo poskytovateľ predkladá každé inkaso pred dátumom splatnosti v lehote stanovenej pravidlami EPC a platiteľovi sa suma odpíše v deň splatnosti. Poskytovateľ Vám oznámi svoj vlastný termín uzávierky na predkladanie.

S čím počítať:

• Uzávierka. Predkladajte dostatočne skoro pred uzávierkou poskytovateľa pred dátumom splatnosti. Presné dni overte v aktuálnych pravidlách a u poskytovateľa.
• Dátum splatnosti. Účet platiteľa sa zaťaží v deň splatnosti; ak to nie je pracovný deň, platí nasledujúci pracovný deň.
• Sekvencia. Označujte inkasá ako prvé, opakované, posledné alebo jednorazové, ak to Váš poskytovateľ stále vyžaduje.
• Prostriedky. Plánujte cash flow na obdobie, keď banka platiteľa ešte môže inkaso vrátiť, a na 8-týždňové právo na vrátenie v schéme Core.

Ako spracovať vrátenia, refundácie a opakované pokusy?

Neúspešné alebo stornované inkaso sa vráti ako R-transakcia s kódom dôvodu a Vaša reakcia závisí od tohto kódu. Hlavné typy sú zamietnutie (pred zúčtovaním), vrátenie (bankou platiteľa po zúčtovaní), refundácia (na žiadosť platiteľa) a storno (z Vašej strany).

Banky samy inkaso neopakujú. O opätovnom predložení rozhodujete Vy alebo Váš poskytovateľ. Úplný zoznam kódov je na stránke o SEPA inkase (zdroj: usmernenie EPC ku kódom dôvodov, EPC173-14).

Ako znížiť počet neúspešných inkás?

Neúspešné inkasá znížite najmä čistými údajmi a jasnou komunikáciou s platiteľmi. Praktické opatrenia:

• Overujte IBAN pri registrácii.
• Posielajte predbežné oznámenia so sumou, dátumom a Vaším menom tak, ako sa zobrazuje na výpise.
• Pri spotrebiteľskom predplatnom zvoľte dátumy splatnosti, ktoré zákazníkom vyhovujú, a ponúknite im možnosť dátum si zvoliť.
• Opakujte len pri kódoch, pri ktorých opakovanie môže pomôcť, napríklad AM04, a obmedzte počet pokusov.
• Po opakovaných neúspechoch ponúknite náhradnú metódu, napríklad kartu alebo Pay by Bank.
• Udržujte meno príjemcu na výpise v súlade s Vašou značkou.

Ako inkasovať prvé SEPA inkaso krok za krokom?

Získajte identifikátor príjemcu od národného vydavateľa, alebo sa dohodnite na použití identifikátora poskytovateľa.

Vyberte banku alebo platobného poskytovateľa, ktorý ponúka SDD Core a podľa potreby B2B.

Nastavte proces mandátu v checkoute alebo pri registrácii so všetkými povinnými údajmi.

Zaznamenajte mandát s časovou pečiatkou a verziou textu a pošlite platiteľovi kópiu.

Pri SDD B2B požiadajte platiteľa, aby mandát pred prvým inkasom potvrdil vo svojej banke.

Pošlite predbežné oznámenie so sumou a dátumom splatnosti.

Predložte inkaso pred uzávierkou poskytovateľa pre daný dátum splatnosti.

Potvrďte zúčtovanie a spárujte ho s faktúrou.

Spracujte R-transakcie podľa kódu dôvodu, s opakovaním len tam, kde to dáva zmysel.

Udržujte mandáty aktívne. Mandát zaniká 36 mesiacov po poslednom inkase (zdroj: pravidlá EPC).

Ako inkasovať SEPA inkasá cez OrsunPay?

OrsunPay je softvér na orchestráciu platieb, ktorý Vás spája s platobnými poskytovateľmi ponúkajúcimi SEPA inkaso, takže metóda beží vedľa Vašich ďalších platobných metód v jednej integrácii. OrsunPay je platforma na orchestráciu platieb, ktorá Vás prepája s licencovanými PSP; OrsunPay sama platby nespracúva ani nedrží finančné prostriedky.

Mandáty sa nastavujú u Vášho poskytovateľa SEPA inkasa; overte si u poskytovateľa, ako ich získava a uchováva.

Harmonogramy opakovaných inkás (sumy a dátumy splatnosti) nastavíte vo svojom fakturačnom systéme alebo u poskytovateľa; overte si u poskytovateľa, aké možnosti plánovania ponúka.

Inkasá idú cez pripojenie k poskytovateľovi, ktoré si zvolíte. Poplatky, uzávierky a výplaty určuje Váš poskytovateľ.

Bez ohľadu na nastavenie platia postupy z tohto návodu: posielajte predbežné oznámenia so sumou a dátumom splatnosti, čítajte kód dôvodu každého vrátenia a nastavte pravidlá opakovania podľa kódu, s opakovaním len tam, kde môže pomôcť. Overte si u poskytovateľa, ktoré z týchto krokov zabezpečuje on a ktoré robíte sami.

Ako inkasovať prvé SEPA inkaso krok za krokom?

1. Získajte identifikátor príjemcu od národného vydavateľa, alebo sa dohodnite na použití identifikátora poskytovateľa.
2. Vyberte banku alebo platobného poskytovateľa ktorý ponúka SDD Core a podľa potreby B2B.
3. Nastavte proces mandátu v checkoute alebo pri registrácii so všetkými povinnými údajmi.
4. Zaznamenajte mandát s časovou pečiatkou a verziou textu a pošlite platiteľovi kópiu.
5. Pri SDD B2B nechajte mandát potvrdiť bankou platiteľa pred prvým inkasom: platiteľ ho zaregistruje vo svojej banke.
6. Pošlite predbežné oznámenie so sumou a dátumom splatnosti.
7. Predložte inkaso pred uzávierkou poskytovateľa pre daný dátum splatnosti.
8. Potvrďte zúčtovanie a spárujte ho s faktúrou.
9. Spracujte R-transakcie podľa kódu dôvodu, s opakovaním len tam, kde to dáva zmysel.
10. Udržujte mandáty aktívne. Mandát zaniká 36 mesiacov po poslednom inkase (zdroj: pravidlá EPC).