Was ist ein PayFac? Payment Facilitator und Embedded Payments erklärt

Was ist ein Payment Facilitator (PayFac)?

Ein Payment Facilitator ist ein Händler besonderer Art: Er hat ein Master-Händlerkonto bei einem Acquirer und lässt viele kleinere Unternehmen, sogenannte Sub-Merchants, darunter Karten akzeptieren. Visa und Mastercard definieren die Rolle in ihren Regelwerken, und der PayFac muss von seinem Sponsor-Acquirer bei beiden registriert werden.

Das Modell gibt es, weil ein klassisches Händlerkonto für ein kleines Unternehmen Tage oder Wochen Prüfung bedeutet. Der PayFac übernimmt diese Arbeit, sodass ein Friseursalon, der sich bei einer Buchungs-App anmeldet, in Minuten Kartenzahlungen annehmen kann. Dafür trägt der PayFac das Risiko: Verschwindet ein Sub-Merchant nach einer Welle von Rückbuchungen, zahlt der PayFac.

Wie funktioniert das PayFac-Modell?

Der Acquirer prüft den PayFac einmal und lässt ihn seine Sub-Merchants innerhalb vereinbarter Grenzen selbst prüfen. Jede Zahlung läuft über das Master-Konto des PayFac, der Acquirer rechnet an den PayFac oder direkt an den Sub-Merchant ab, und der PayFac behält die Differenz zwischen seinen Preisen und dem, was er dem Acquirer zahlt.

Die Regelwerke setzen dem Modell Grenzen. Nach den Visa Core Rules braucht ein Sub-Merchant über 1 Mio. USD Visa-Jahresumsatz in der Regel einen eigenen Händlervertrag mit dem Acquirer, auch wenn der PayFac weiterhin Leistungen und Abrechnung für ihn erbringen darf.

1. Sub-Merchant meldet sich an Das Unternehmen registriert sich in der Softwareplattform und durchläuft Identitäts- und Unternehmensprüfung.
2. PayFac prüft das Risiko Der PayFac gleicht den Sub-Merchant mit seiner Risikopolitik und den Regeln des Acquirers ab und legt Limits fest.
3. Zahlungen laufen über das Master-Konto Kartenzahlungen werden unter dem Händlerkonto des PayFac beim Sponsor-Acquirer autorisiert und verrechnet.
4. Gelder werden abgerechnet Der Acquirer zahlt an den PayFac oder an den Sub-Merchant aus, abzüglich Gebühren und einer eventuellen Reserve.

PayFac, ISO, PayFac-as-a-Service, Marktplatz und Orchestrator: wo liegt der Unterschied?

Die Modelle werden oft verwechselt, weil alle einem Unternehmen helfen, Zahlungen ohne direkten Acquirer-Vertrag anzunehmen. Der Unterschied liegt darin, wer den Händlervertrag unterschreibt, wer prüft, wer für Rückbuchungen haftet und wer das Geld berührt.

Was sind Embedded Payments?

Embedded Payments bedeutet, dass eine Softwareplattform die Zahlungsannahme in ihr eigenes Produkt einbaut, sodass ihre Kunden sich nicht bei einem separaten Zahlungsanbieter anmelden müssen. Buchungstools, Praxissoftware, Shop-Baukästen und Rechnungs-Apps nutzen das: Der Kunde aktiviert Zahlungen in den Einstellungen, und die Plattform verdient an jeder Transaktion mit.

Ein registrierter PayFac ist nur ein Weg, Zahlungen einzubetten. Die meisten Plattformen starten mit PayFac-as-a-Service: Ein lizenzierter Anbieter übernimmt Registrierung, Prüfung, Halten der Gelder und Auszahlungen, während die Plattform Onboarding und Preise steuert. Der Preis dafür ist die Marge, denn der Anbieter behält einen Teil der Spanne, die ein registrierter PayFac selbst behielte.

Was braucht man, um PayFac zu werden?

Am Anfang steht ein Sponsor-Acquirer, der das Risiko der Plattform übernimmt. Er prüft Geschäftsplan, Finanzen, Risikorichtlinien und Technik und registriert den PayFac dann bei Visa und Mastercard. Der PayFac muss nachweisen, dass er Sub-Merchants laufend überwacht und nicht nur beim Onboarding.

Im Europäischen Wirtschaftsraum kommt eine weitere Ebene hinzu: Geld von Sub-Merchants entgegenzunehmen und weiterzuleiten ist ein Zahlungsdienst nach PSD2. In Deutschland ist dafür das ZAG maßgeblich, und die BaFin erteilt die Erlaubnis. Ein europäischer PayFac hat daher entweder eine Zahlungs- oder E-Geld-Erlaubnis oder eine Struktur, in der der Acquirer direkt an die Sub-Merchants abrechnet.

• Ein Sponsor-Acquirer und die Registrierung bei jeder Kartenorganisation
• Sub-Merchant-Onboarding mit KYC, KYB und Prüfung der wirtschaftlich Berechtigten
• Prüfrichtlinie, Transaktionsüberwachung und Abgleich mit verbotenen Branchen
• Haftung für Rückbuchungen und Betrug, abgesichert durch Reserven, die der Acquirer festlegt
• PCI-DSS-Konformität, ab 300.000 Kartentransaktionen im Jahr auf Level 1
• Abstimmung, Split-Abrechnung und Reporting für Sub-Merchants
• Eine Zahlungs- oder E-Geld-Erlaubnis im EWR, wenn der PayFac Gelder hält

Was kostet es, PayFac zu werden, und wie lange dauert es?

Nach Branchenschätzungen dauert der Weg von der Planung bis zur ersten Live-Transaktion 12 bis 18 Monate. Den größten Teil der Kosten machen Personal und Systeme für Risiko, Compliance und Abstimmung aus, dazu Kapital, das der Acquirer gegen Verluste verlangt. Die Registrierung bei den Kartenorganisationen ist nur ein kleiner Posten.

Die folgenden Zahlen sind übliche Spannen von PayFac-Beratern und Anbietern; tatsächlich entscheiden Anforderungen Ihres Acquirers und Ihr Risikoprofil.

Wann sollte eine SaaS-Plattform Zahlungen einbetten, und welcher Weg passt?

Embedded Payments lohnen sich, wenn Ihre Kunden bereits Geld über Ihr Produkt bewegen und die Zahlungsmarge relevant ist. Eine Plattform mit 50 Mio. € Jahresvolumen, die 0,5 % behält, verdient 250.000 €; bei dieser Größe ist PayFac-as-a-Service meist der bessere Start, denn ein registrierter PayFac kostet mehr, bevor die erste Zahlung läuft.

Eine vollständige PayFac-Registrierung kommt erst ab mehreren hundert Millionen Jahresvolumen in Frage, mit eigenem Risikoteam und einem Sub-Merchant-Bestand, dessen Risiko Sie kennen. Darunter wählen Sie PayFac-as-a-Service für Tempo oder eine Orchestrierungsschicht, wenn Ihre Kunden eigene Verträge mit Zahlungsanbietern mitbringen sollen.

So binden Sie Embedded Payments über OrsunPay an

OrsunPay ist kein PayFac und hält keine Gelder. Es ist eine technische Schicht, die eine Plattform oder ihre Kunden über eine API mit den eigenen Konten bei PSPs verbindet, auch bei PayFac-as-a-Service-Anbietern, mit Routing, Auszahlungen über die API des Anbieters, Webhooks und Reporting. Der registrierte PSP bleibt die lizenzierte Partei gegenüber dem Händler.